Metodología Dajoda, la técnica infalible para digitalizar los procesos de tu empresa

Para lo bueno y lo malo, tenemos la fortuna de poder escribir la historia de nuestra vida laboral y la de las empresas en las que trabajamos. Con el aliciente, o el aliento en el cogote, de que la tecnología va más rápido que nosotros y nuestra capacidad de digerir toda la información que pasa por nuestras manos. 

Sea como fuere, hay una serie de must que casi con toda seguridad nos aplican. Y uno de ellos es el de la digitalización de nuestros procesos. En mayor o menos medida, hoy en día todo o casi todo se puede capturar y mostrar a golpe de click para el interesado. El reto está en identificar no ya los procesos más interesantes a digitalizar, sino en:

• las expectativas a cumplir (entender el por qué y para qué),
• la manera de aterrizar el proceso (el cómo), y
• saber detallar qué pinta tiene el éxito.

Si estás harto de Excels, el presente post pretende dar una serie de pautas básicas para llegar a buen puerto y sentir el pulso de tu empresa. A modo de resumen, éste decálogo te permitirá dar los primeros pasos en la digitalización de tu negocio:

1. Establecer el Equipo
2. Reconocer qué necesitas digitalizar
3. Organizar Workshops dedicados
4. Elegir el Software adecuado
5. Aprender a reconocer dónde están las fuentes de información
6. Hacer uso de la estadística, la gran olvidada
7. Automatizar, en la medida de lo posible
8. Establecer Sanity Checks
9. Dedicar tiempo a pensar, mejorar e ir más allá
10. No olvidar a los grandes olvidados en las empresas

1. Establecer el Equipo

¡Cómo no! No puede ser de otra forma. Lo creas o no, el Equipo es el primer requisito a considerar. Y para ello, tal y como explicamos en el post sobre Dashboards de negocios, hace falta un Core Team permanente y estable, que incluya, como mínimo, a los siguientes miembros:

• El Process Owner
• El Experto de IT
• El Experto en Procesos

¡Ojo! Este equipo no debe ser estanco, más todo lo contrario. A través de un proceso de invitación paulatina de la partes de interés que sean relevantes, el Core Team debe ser capaz de interiorizar los inputs de todas las personas con las que se entrevista, haciendo de filtro y siendo capaz de describir el proceso con la granularidad necesaria para que luego sea factible su implementación.

2. Reconocer qué necesitas digitalizar

Aunque todo es potencialmente digitalizable, es importante identificar aquellos procesos en los que la actividad nos aportará valor. De esta manera:

• Maximizaremos nuestra apuesta.
• Como consecuencia de ellos, empezaremos a ahorrar tiempo y dinero desde el minuto 1 de la implantación, puesto que podremos sacar conclusiones que nos tienen que ayudar a tomar mejores decisiones, y más rápido.
• Nos familiarizaremos con los pasos a dar y aprenderemos, de manera que acciones futuras de digitalización la culminaremos mucho más rápidamente.

Pero no debemos olvidar lo siguiente: no siempre es fácil reconocer estos procesos críticos ni sus KPIs a medir asociados, es importante hacer las preguntas adecuadas. Rodéate de gente con criterio, capacidad de análisis, experiencia y habilidad para retar de una manera constructiva. Como ejemplo, algunas preguntas que deben ser respondidas son:

• ¿Cuántos datos tengo? ¿de cuantos datos dispongo?  ¿con qué frecuencia se actualizan?
• ¿Trabajo con datos masivos?
• ¿Sabemos lo que necesitamos medir?
• ¿Cuáles son los KPIs de los datos?
• ¿Tengo suficiente con un excel?

3. Organizar Workshops dedicados

Como decíamos anteriormente, aparte del Core Team, harán falta otras partes de interés que entrarían y saldrían de las reuniones con la frecuencia que sea necesaria. Sus inputs son fundamentales, imprescindibles, innegociables. Por supuesto, puedes obviarlos, pero recuerda que si no les haces partícipe es probable que vuelvan a tí con comentarios del estilo Esto no es lo que queríamos, Esto no es lo que tenemos, Esto no lo entiendo...  o simplemente no compran la herramienta que con tanto esfuerzo has preparado. Por otro lado, una serie de matizaciones que han de ser tenidas en cuenta son las siguientes:

• No es necesaria la presencia permanente de todas las partes de interés, pero deben estar disponibles cuando el Core Team las reclame: de esta manera todas las partes ganarán tiempo y dinero.
• No hace falta mantener reuniones presenciales: hoy en día, con la tecnología existente, podemos invitar a las personas que nos interesen vía software de video-llamadas, durante el tiempo que haga falta, y luego salir de la reunión
• Reuniones de más de 5 personas.... pueden acabar siendo improductivas para la mayor parte del equipo

El objetivo de estos talleres, al final del día, no es otro que obtener el feedback del usuario y su posterior buy-in una vez se presente la propuesta.

4. Elegir el Software adecuado

De esto también hablamos ya en posts anteriores. Se puede digitalizar de mil maneras en función de cuál sea tu problema y tu objetivo. Puede ser un simple CRM, o quizás quieras ir más allá y necesites también contar con Sistemas de Información Geográfica, herramientas de e-commerce, o un simple excel.

En este sentido, dos comentarios:

• El papel del experto de IT es fundamental para validar la factibilidad, de manera preliminar, de las ideas que van surgiendo y se van describiendo por el camino.  
• Utiliza con sabiduría tus recursos de IT: son muy valiosos, así que más vale que se centren en cosas complejas, mientras que otras actividades que requieran habilidades menos core IT las pueden hacer otras personas. 

Algunos softwares gratuitos (hasta que dejan de serlos) se pueden encontrar aquí:

• Databox
• Hubspot

5. Aprender a reconocer dónde están las fuentes de información

Una vez tenemos claro qué queremos medir, tenemos que ser capaces de entender:

• De qué manera se genera el dato
• Si el dato necesita manipulación o cálculo
• Dónde se almacena. 

Identificar los campos necesarios para poder obtener los datos que más nos son de interés es de vital importancia. Si no somos capaces de oler esta sangre, los mejor es pedir ayuda a alguien que nos eche una mano. Como recomendación, tener un mapa de la arquitectura de las bases de datos de la empresa y entender cómo se relacionan entre ellas es de vital importancia. 

6. Hacer uso de la estadística, la gran olvidada

Desde el cribado de Xs, pasando por herramientas de regresión, correlaciones, diseño de experimentos o simples Pareto. La estadística aporta mucho a un coste asumible, así que desdeñarla es uno de los mayores errores que cometen los decision makers. En este sentido,

• Tomar decisiones adecuadas requiere contar con estadísticas de calidad:  la precisión y coherencia de las estadísticas de los procesos críticos refuerza la credibilidad de las decisiones del Management.
• No debemos olvidar que esta exigencia de calidad del dato puede repercutir en una carga excesiva a los procesos en general y los trabajadores en particular. Esto es, la tarea de recopilar y presentar los datos exige tiempo, dinero y otros recursos.
• La dificultad de recoger datos detallados: la recogida de información estadística detallada puede suponer un reto muy importante, en dos sentidos:
• En lo que se refiere a la elección de metodologías y métodos de cálculo.
• En cuanto al origen de dato y su capacidad para extaerlo.

7. Automatizar, en la medida de lo posible

Esto es: siempre que sea posible, que los datos se cumplimenten automáticamente y no dependan de la voluntad de un humano. Y esto debe ser así por múltiples motivos:

• cumplimentar celdas aporta poco o ningún valor añadido per se
• por muy diligente que sea, el humano se puede equivocar
• las personas están para otras cosas de mayor interés: esto es, interpretar los datos para la correcta toma de decisiones.

Al final del día, debemos de ser capaces de saber de qué lado estamos: ¿eres de los que piensas que un día las maquinas nos dirán lo que tenemos que hacer, o prefieres ser tú el que le digas lo que tienen que hacer?. La decisión está en nuestras manos y sólo se precisan dos cosas: actitud y método. 

8. Establecer Sanity Checks

¿De qué manera aseguras el pedigree de tus datos? ¿Cómo sabes que los datos que vas a usar para tomar tus decisiones son veraces? Se recomienda, por no decir que es absolutamente imprescindible, establecer mecanismos de defensa ante uno de los mayores riesgos: cocinar con datos que no cuenten lo que de verdad está pasando. Ante esto, unas reglas básicas:

• todo proceso (y variables asociadas) que sea medido deberá ir de la mano de un sanity check
• la frecuencia de este subproceso puede variar:
• cada vez que se produzca una actualización del proceso
• periódicamente, aunque no hayamos hecho cambios
• el sanity check debe documentarse: ¿cómo se va a hacer? ¿qué medios técnicos y humanos se necesitan?
• el establecimiento de este subproceso de control se puede hacer forma manual, o automática. Por supuesto, se recomienda la segunda vía, dado que la primera no dejará de ser un control random que en ocasiones es muy limitado en la forma, la sistemática y el tiempo.

9. Dedicar tiempo a pensar, mejorar e ir más allá

Como siempre, todo esto se puede hacer con altas dosis de imaginación y creatividad. Y la inspiración no llega del cielo, sino que es un proceso complejo que tiene sus momentos y requiere tiempo. Para ello,

• La empresa debe reconocer la importancia de este proceso y dar libertad para llevarlo a cabo
• Si no es posible: todos tenemos actividades que liberan la mente: correr, montar en bici, pintar, hacer manualidades, tocar el ukelele o hacer kárate
• Si puedes hacerlo en compañía: estar acompañado de gente que aporta de una manera constructiva, reta y aporta, es todo un lujo que no se debe dejar de lado.

De la creatividad ya hablamos en un post pasado: si lo deseáis, podéis echarle un vistazo aquí.

Para terminar, es también realmente importante, si se puede, poder comparar: esto es, cómo estamos ahora vs cómo estábamos al empezar:

• ¿cuál es mi grado de digitalización? ¿puedo comparar el antes y el ahora?
• ¿qué beneficios he obtenido? ¿qué hemos aprendido? 
• ¿qué nuevas capacidades y ventajas competitivas tenemos ahora?
• ¿he sido capaz de reducir mis actividades de poco valor añadido?
• ¿Cuántos excels usaba antes, y uso ahora?
• ¿Cuánto tiempo tardas en acceder a la información que necesitas?

10. No olvidar a los grandes olvidados en las empresas

Sí, digitalizar mola mucho y queda de maravilla hablar de ella en los foros de innovación en los que nos movemos, pero hay otras consideraciones a tener muy en cuenta en la empresa si no queremos empezar a sentir el vértigo de ver cómo se va dinero por la ventana. Nos estamos refiriendo a:

• La gestión por procesos: de izquierda a derecha, no de arriba - abajo. Recomiendo la siguiente lectura en la que tratamos el tema con detalle. 
• Retener el know - how de la empresa
• Establecer un Departamento de Inteligencia en la empresa, básicamente para.... pensar, tal y como comentábamos en el punto anterior.

En ambos casos, para fortuna de los que han llegado a este extremo del post, y aunque nos cueste reconocerlo, basta con un simple Excel para implementarlo. No dudes en pedírmelos, si quieres hacer uso de ellos. 

Conclusiones

La actividad de digitalización debe servir para poder hacer mejor nuestro trabajo, de cara tanto al cliente interno como al externo. Y esto debe verse reflejado en ahorros de tiempo, mejor trato y servicio y en definitiva, debe ayudarnos a vivir mejor. Además

• No olvidar quién es el cliente interno de toda la actividad: y éste no es el Process Owner, sino que hay que ir más allá. Son los verdaderos usuarios del proceso tus clientes, no el jefe de todos ellos: lo que viene a ser el Customer Centric Model.
• Método: tener clara la sistemática a aplicar y pivotar las veces que haga falta para llegar a buen término. Escribir las conclusiones en un papel.
• La importancia de pensar: con frecuencia tendremos la impresión de que dedicamos mucho a tiempo a discutir los pros y los cons - el 80%- , pero una vez lo tenemos claro y lo dejamos por escrito, la implementación suele ser rápida: el 20%. De nuevo Pareto al rescate.
  
• Evaluar dónde estábamos y donde estamos ahora para poder comprar y aprender de los errores.
• Y, sobre todo, no tener miedo. 

Post elaborado junto con Daniel Santos de Hipoo y José Rio Perandones, de Panel.

Iotizar, propuesta como palabra del año RAE 2020

Según el Gran Diccionario de la Lengua Española, edición del 2016, iotizar es la transformación de una e átona en una i semiconsonante o semivocal al agruparse en la misma sílaba con otra vocal de la que antes estaba separada por un hiato. Palabra de honor, Larousse dixit.

Sin embargo, en el ámbito de la innovación, este neologismo designa la conexión de objetos y procesos a través de sensores y otros dispositivos, hacia equipos de almacenamiento y transmisión de datos, con la esperanza de poder entenderlos y beneficiarse de ellos. 

A los que nos gustan las letras, sabemos reconocer el valor de las palabras. Y si éstas se encuentran en el diccionario, es entonces cuando cobran halo de solemnidad y formalidad. Sin embargo, para el caso que nos ocupa, la palabra iotizar a día de hoy se encuentra en una etapa muy incipiente, a pesar de que se haya hecho hueco entre técnicos y expertos, y forme parte de la jerga relacionada con la Industria 4.0, tanto en español como en inglés (ioting). Por tanto, no les extrañe que cualquier día algún evangelizador de estos que frecuentan eventos, saraos o incluso charlas TED, descarguen el palabro ante la audiencia, quizás virgen: es entonces cuando, con cierta sorna y gracejo, sonrisa perfilada, podrán girarse al compañero de butaca y explicarte qué es esto de iotizar.  

Y mientas esta discusión tiene lugar, o no, en los salones de palacio académicos, los diferentes sectores, liderados por el industrial, se está apoyando en el IoT para impulsar su transformación y adaptación al entorno digital y se descubren nuevos usos que pueden, en combinación con otras tecnologías disruptivas como 5G y Blockchain, plantear las oportunidades y retos del próximo lustro.

Evolución del número de dispositivos conectados al IoT en todo el mundo. (Statista)

Cabe reseñar que esta oleada de tecnología, que no es un hype sino que viene para quedarse, viene acompañada de riesgos no fútiles: nuestra privacidad quedará en entredicho, por ejemplo. Y este debate, ya superado en las sociedades de Asia Oriental, todavía tiene que dirimirse tanto a nivel europeo como nacional, más aún en situaciones extremas como la que estamos viviendo del coronavirus. Porque no olvidemos que el principal objetivo de esta tecnología es el de garantízar la seguridad de objetos y personas. Y entonces, nos preguntamos: ¿qué es más valioso, la seguridad o la privacidad?.

IoT - Casos de Uso

En definitiva, la palabra seguirá haciendo camino hasta, quizás, llegar a ser parte del lenguaje y estar extendidas en la sociedad. Es lo que los académicos de la lengua llaman "que tenga hondo calado social". Palabras como tuit, bótox, red social, o hipervínculo, ya han hecho este camino, está por ver si nuestra premonición se cumple,... o no. 

Dashboard de negocios: susto o muerte, pero necesarios

Surgidos en los años 70, un Dashboard de Negocios o Tablero de Métricas de Negocio es un tipo de interfaz gráfica de usuario que proporciona vistazos de los KPIs (Key Performance Indicators) o características relevantes para un proceso del negocio, producto o personas.

Una de las principales características de los Dashboards es que son on-line - se presentan en una página web - que  están vinculados a una o varias base de datos, de manera que permite que las métricas que estamos monitorizando se actualicen en tiempo real. Por ejemplo,

• Un panel de fabricación puede mostrar números relacionados con la productividad, como el número de piezas fabricadas o el número de inspecciones de calidad fallidas por hora. 
• Del mismo modo, un panel de recursos humanos puede mostrar números relacionados con la contratación, retención y composición del personal, por ejemplo, número de puestos vacantes, o días promedio o costo por reclutamiento.

Los dashboards deben ser capaz de darnos los siguientes súper poderes:

• Mirar con Vista de Halcón: el tablero nos debe permitir poder ver el negocio desde arriba y sin vértigo. Pero hay que verlo todo a un click de distancia.
• Caminar con Paso de Buey: relacionado con la calma y la prudencia en nuestro proceder. Al igual que el buey, de caminar parsimonioso, en la vida y los negocios conviene que vayamos con tiento y reflexión, sin precipitaciones ni improvisaciones.
• Morder con Colmillo de Lobo: que sepan que lo tienes, para (nunca) usarlo.
• Y de vez en cuando, parecer bobo: esto es, dejar hablar a los demás. 

Vinos Denominación de Origen de Bodega Puente de Rus

Cómo funcionan los Dashboards de Negocio

Los paneles digitales permiten a los diferentes niveles de la organización monitorizar los parámetros relevantes de cada unidad, desde el punto de vista de proceso y de producto. Para ello necesitan la colaboración sine qua non de IT. Su estrategia se basa en medir exactamente las Xs relevantes, esto es, los parámetros más relevantes y que más influyen para más tarde calcular los KPIs de mi negocio. De esta manera,  se proporciona una visualización instantánea, al 100% y en tiempo real, del rendimiento de mi parámetro clave.

Las características principales de un buen Dashboard son:

• Ser simple y comunicar fácilmente
• Sin distracciones, pues causan confusión
• Apoyar el negocio con datos con significado y útiles
• Aplicar la percepción visual humana: esto es, una presentación amable y auto explicativa de la información.
• Que sea fácilmente accesible por la audiencia prevista

Por otro lado, para llegar a un buen dashboard se requiere:

• Identificar al Owner y preguntarle qué es lo que necesita:  ¡los KPI han de ser útiles al nivel que se propongan!
• Un negocio bien organizado, lo cual pide, a gritos pero de una manera natural, una gestión por procesos potente, que tenga identificados sus KPIs relevantes, cómo calcularlos, y cómo deben ser pintados (preferiblemente serán trend charts, luego explicaremos el por qué)
• Mucha disciplina por parte de los trabajadores, cuando haya que hacer inserción manual de datos
• Un proceso de automatización: en la medida de lo posible, que los datos se obtengan de manera automática y con el mayor grado de detalle posible: 
• Fecha y momento de captura del dato, al nivel de detalle que proceda
• Con los decimales que proceda
• Con la frecuencia que proceda
• Un equipo, de, al menos, 3 personas:
• El Process Owner: propietario del proceso, que debe cumplir tres características principales: 
• Ser profundo conocedor del proceso
• Tener responsabilidad sobre los resultados del proceso
• Estar empoderado para poder realizar cambios en el proceso, si es necesario
• Un experto en IT, conocedor de la arquitectura de base de datos de la empresa
• Un experto en Procesos, para ser capaz de hacer las preguntas adecuadas a los dos anteriores y extraer el jugo en cada una de las actividades que hay que realizar en el proceso
• Entender perfectamente la arquitectura de bases de datos de la empresa:
• Qué tipo de tablas de datos tenemos (¿relacionales o no relacionales?, por ejemplo)
• Dónde se almacenan los datos: ¿en qué tablas? ¿qué campos contienen estas tablas?
• ¿Cómo se comunican las bases de datos?
• Los KPIs relevantes de la organización, cómo se calculan, dónde se almacenan y cómo queremos que se muestren en el dashboard
• Cuáles son los Xs, esto es,los valores de las características críticas y significativas, de los KPIs que queremos calcular. Y también: dónde se almacenan
• Formación del personal para la elaboración de los paneles
• Finalizar de nuevo con el owner y preguntarle si el panel le es de utilidad

Un Dashboard requiere un proceso de evangelización dentro de la empresa, en la cual todo gira alrededor del dato, su origen y su veracidad. Sea como fuere, es importante generar una cultura basada en el dato.

Dashboard de Salesforce

Tipos de Dashboards

Tres tipos principales de tablero digital dominan el mercado hoy en día:

• Aplicaciones de software independientes
• Aplicaciones basadas en navegador web (tipo Salesforce)
• Aplicaciones de escritorio también conocidas como widgets de escritorio, impulsados ​​por un motor de widgets

Existen dashboards especializados que pueden monitorizar todas las funciones corporativas, desde Recursos Humanos a Ventas, pasando por Operaciones, Seguridad, Project Management, Calidad, etc. En el caso de pequeñas organizaciones o start ups, el foco se puede poner en aquellas métricas más relevantes par estas. 

Beneficios de los Dashboards

Los beneficios del uso de paneles digitales incluyen:

• Mejorar la experiencia del Cliente
• Democratizar el dato y la información: cada nivel de la empresa, con su nivel de información, y un super usuario con una visión global
• Presentación visual de las variables críticas del negocio
• Capacidad para identificar y corregir tendencias negativas
• Medir eficiencias
• Capacidad para generar informes detallados que muestren nuevas tendencias.
• Capacidad para tomar decisiones más informadas basadas en la inteligencia empresarial recopilada
• Alinear estrategias y objetivos organizacionales
• Ahorrar tiempo, en comparación con la ejecución de múltiples informes
• Obtener visibilidad total de todos los sistemas al instante
• Identificación rápida de datos atípicos y correlaciones

Un Dashboard muestra datos, y si lo trabajamos mostrará también información. Pero la generación de conocimiento y sabiduría a partir de esos datos dependerá de las personas que estén al mando y del equipo, por supuesto. Y una de las principales cualidades que tendrán que tener estas personas, serán las de Solucionar Problemas (en el argot, Problem Solving). 

Dashboard de Tableau

Limitaciones de los Dashboards

A no ser que se configuren convenientemente, los Dashboards pueden generar mucha frustración, sobre todo cuando se levantan faltas expectativas: un dashboard no soluciona un problema, pero sí te puede ayudar a identificarlo y resolverlo. La necesidad de personal con capacidades para programar para alcanzar cierto nivel de complejidad da lugar a cuellos de botella y, en definitiva, retrasos en las entregas y expectativas no cumplidas. Algunas de las limitaciones para personas sin habilidades de escribir código pueden ser:

• Superponer KPIs en un mismo panel: ¡se puede hacer, pero hay que saber hacerlo!
• Escribir fórmulas
• Poner límites, establecer alertas, pintar tendencias, correlaciones, predicciones
• Priorizar diagramas de tendencia frente a diagramas de tarta
• En bastantes ocasiones, tendrás que acabar muriendo en Excel que pintan la información de una manera más detallada, sobre todo con ayuda de tablas dinámicas.

Al final del día, si tenemos nivel usuario de ofimática, no podremos exprimir el software: esto no debemos olvidarlo, más bien tenerlo siempre en cuenta. Tendremos que recurrir entonces a consultores, expertos en CRM, o formación que ofrecen las mismas empresas de Software.

Dashboard de Qlik

Cómo debe ser un dashboard ideal

Hoy en día existen herramientas de Software (SalesForce, Tableau, Qlik, Zeus, PowerBI) que permiten crear paneles fantásticos, personalizados y robustos para los diferentes departamentos de la empresa y a los diferentes niveles. Con ellos te puedes ahorrar valiosas horas al tomar decisiones de negocio importantes casi al instante, dado que se pueden supervisar estadísticas importantes en los paneles auto configurados ad-hoc .

El dashboard ideal deberá ser capaz de:

• Convertir datos en información, para más tarde generar conocimiento.

• Unificar herramientas. Esto es, 
• Integrar distintas fuentes de datos en un único panel 
• Cruzar datos para tener una visión completa de la información
• Permitirnos tomar el mando: 
• Cuadros de mandos en tiempo real
• Paneles que permiten controlar los datos más importantes de la empresa en una única pantalla
• Ayudar a tomar decisiones
• Que la información esté donde queramos: 
• Todas las estadísticas en el bolsillo
• Compatible con todos los datos y sistemas de la empresa

Post elaborado en colaboración con: Daniel Santos, Operations Manager de Hipoo.

Referencias

• Paradigma Digital

Larga vida a OJE - Grupo de Montaña Aitana: que sean muchos más

Conozco a miembros de la OJE desde más de quince años, así que algunas de sus historias me son familiares. Desde la atalaya que me otorga mi sofá urbanita y las comodidades de nuestro tiempo, me han pedido que escriba unas palabras acerca de la Organización, que haga una reflexión desde fuera. Un honor, por supuesto; un reto que acepto con gusto; un placer poder devolver algo a las personas que me dan a raudales sin pedir nada a cambio.

Flores aparte, creo identificar al menos cuatro características principales que definen al grupo:

• El amor por la naturaleza, de facto y no de palabra. Activo, respetuoso y de largo distancia.
• El entusiasmo con la que se vive cada actividad y la pasión con la que sus miembros hablan de la Organización. Esto provoca, de una manera natural, que la gente sienta la curiosidad por quienes sois.
• La facultad de formar y atraer personas atractivas desde el punto de vista intelectual, contribuidores activos a una Sociedad en general adormecida, decadente, infantil y egoísta. 
• La capacidad de movilización que genera en su órbita de influencia a los que no somos montañeros, ni por vocación ni por afición. En otras palabras: su grado de porosidad.

Y es que uno no es lo que es por lo que físicamente es, sino por lo que proyecta. Pero además resulta que si lo que se proyecta se hace desde el corazón, entonces adquiere Momentum y tiene recorrido infinito y mensaje invencible. Y tengo la intuición de que esto último tiene lugar en la OJE. La física de las experiencias  y la química de las emociones se ponen en marcha y forma personas interesantes, con vivencias, que tienen cosas que contar y compartir, no muertos en vida, que ciertamente hay muchos hoy en día.

Yo, que quiero pensar que me dedico a la innovación, suelo poner mucho énfasis en el equipo y en la importancia de celebrar y compartir con tus compañeros los hitos conseguidos, por pequeños que sean. Y hacer cima, por pocos metros que tenga, es un logro. Como también puede serlo bañarse con un frío que pela o pasar la noche a la intemperie. Es, a través de la experiencia en entornos cambiantes a muy corto plazo, confusos y caóticos, donde se forjan valores perennes como la contemporización, el saber estar y no perder el control, así como la resiliencia.

Todo esto genera una Cuenta Bancaria Emocional con uno mismo, con el entorno cercano y con la Madre Tierra, de muchos ceros a la izquierda de la coma. Yo, elemento pasivo en esta fiesta, con tendencia a empequeñecer lejos del asfalto o la barra del bar, mero seguidor en la Naturaleza, agradezco que me saquen de mi zona de confort y me hagan ver la vida y el mundo con la misión y visión de vuestro proyecto.

Está relación a distancia que tengo con el Grupo, de encuentros puntuales y casi diría que clandestinos, me dejan un sabor agridulce: por un lado la experiencia se deshace en mi boca como fruta divertida y sabrosa. Y el cuerpo te pide más. Pero por otro lado, los vaivenes de la vida te ponen en tu sitio y la mente te dice: ¡pero donde vas, perdut! ¡No te comprometas con lo que no puedes cumplir!.

Travesía de alta montaña "Carros de foc" por el Pirineo Catalán. Viernes 12 de julio de 2019. 4 participantes: Mª Ángeles, David Muñoz, José María y Josema Garmas.

Trasmitir valores no es tarea fácil. Compartir fines de semana supone un esfuerzo personal importante, pero es sólo a través del ejemplo continuo como las nuevas generaciones llegan a entender e interiorizar los valores arriba mencionados. Gracias a mis amigos de la OJE por todo lo que aportáis, a la Sociedad en general y a mí en particular.

Para finalizar, dos canciones:

• una canción que he escuchado hace poco y creo que refleja, sino todos, algunos de los valores de la OJE. Mr. Kilombo - "Cabecita Loca".  Señoras y señores. Espero les guste. 
• Ernesto Djedje - "Zadie Bobo" -  Habla de lo que nos queda por vivir. Y lo bonita que es la vida el amor y la familia. ¡La recomiendo bien alta!.

Redactado para conmemorar el V Aniversario del Grupo de Montaña AITANA. 

Pandemias, políticos, científicos y Félix Rodriguez de la Fuente

Vivimos tiempos de zozobra. La pandemia nos ha atropellado de forma brutal, ahora que la tercera parte de la Humanidad, dos mil seiscientos millones de personas, viven en estos momentos encerrados en sus casas. Resulta evidente que andamos con dudas, con miedo, con mucha incertidumbre. Pero éste es también un momento muy fértil para repensar el futuro, y para aprender y sacar lecciones útiles, desde las más intimas, a las colectivas. Desde el tele-trabajo hasta las pautas de conducta social.

Si bien conocemos, con una gran claridad, cuales son los procesos que tienen lugar en los ecosistemas terrestres, si bien sería posible copiar esos procesos para que la propia humanidad los llevara a cabo, sin embargo, los ecólogos y en definitiva los sabios, tienen muy poco que hacer, aún, en el presente y futuro próximo de la humanidad. ¿Por qué? Por una razón muy sencilla: porque,aunque parezca mentira, cuando la Humanidad tiene que tomar una medida inmediata, drástica, absolutamente trascendente:

• Cuando usted por ejemplo, le tienen que operar de apendicitis, llama a un científico, a un medico, un cirujano, para que lo haga. 
• Cuando usted o yo tenemos que curarnos de una pulmonía, echamos mano de un antibiótico, que ha sido descubierto por un científico, 
• Cuando hay que hacer un puente para que pase sobre él un ferrocarril que no queremos que se caiga en el momento que vamos dentro, echamos mano de otro científico, de un ingeniero.

Ahora bien, cuando se quieren tomar medidas a medio y largo plazo, quién lo decide es un hombre que generalmente tiene muy poco de científico y si lo tiene es por casualidad:  es un político, en la base de cuya política hay filosofía, pero muy pocas veces ciencia, que tiene unos asesores científicos a los que puede escuchar o no, pero que generalmente lo hace en función de la importancia que tenga el asesoramiento para su campaña electoral o para sus presupuesto de acceso al poder, o de permanencia en el poder.

Aunque parezca mentira, la ciencia nos puede otorgar los elementos que precisamos para salvar la Humanidad. Sin embargo, las decisiones no pueden aún tomarlas los científicos: las toman los políticos, y en la base de los políticos: los filósofos, que siempre serán considerados portadores de la verdad. Se han cansado de decir los científicos que no se puede montar una sola fábrica sin una planta depuradora convenientemente instalada.

La verdad es que no se ha dejado de montarse una sóla fabrica, con la planta transformadora o depuradora o recicladora  de los elementos que esa planta industrial está echando a la naturaleza, porque la administración ha decidido que eso sería demasiado caro y que se perdería la capacidad competitiva del producto que se engendra en esa unidad industrial. De nada ha servido el informe de la ciencia.

Todo es susceptible de revisión. Pero por encima de este algo, hay algo que debería quedar ya fuera de discusión para siempre: la ciencia, la investigación, la planificación frente a emergencias. Ésta es nuestra gran defensa contra las pandemias, contra el cambio climático, contra todo. No se pueden ignorar sus advertencias.

La ciencia da un informe de que si se cazan más ballenas azules, la especie desaparecerá. Los políticos, los administrativos de la pesca en naciones como Japón, Noruega o Rusia, no los científicos, han decidido que se sigan pescando más ballenas.

Esta es la triste realidad con la que se enfrenta el que pretenda tener en su vida el objetivo de salvar la naturaleza. De poco servirán los informes fidedignos, objetivos y básicos de todos los investigadores y de todos los científicos, porque a la larga serán empleados en la medida en que convengan políticamente a la administración de los grandes o de los pequeños países.

¿Cómo podría explicar un estudioso de la conducta humana a un país tercermundista, que es posible que sean más felices sus súbditos con un tipo de existencia neolítico, viviendo en pequeños poblados donde labran personalmente la tierra, donde generan sus alimentos, donde todavía realizan sus funciones fisiológicas directamente sobre el campo, abonando con sus heces fecales los lugares donde van a plantar luego el mijo, arroz o trigo?. Ellos quieren tener un televisor, un automóvil, un frigorífico, y a ser posible trabajar en una fábrica:

• No habría manera de convencerlos de que felicidad no tiene nada que ver con posesión material. 
• No habría manera de convencerlos de que la renta per cápita no traduce una renta per cápita felicitaría,sino solamente material, 

y, como los políticos para permanecer y para perpetuarse precisan constantemente elevar el poder adquisitivo de sus súbditos y precisan mantenerse en esa tremenda  competencia material en la que está sumido al menos el mundo occidental, los informes de los sabios, no servirán, prácticamente para nada.

El tema pone la carne de gallina, porque dicen los sabios que si continuamos durante cincuenta o cien años sin escuchar sus informes y guiados únicamente por presupuestos de orden administrativo, político o filosófico, es muy posible, que no podamos contar, a las generaciones venideras que no vendrán, la catástrofe de una especie, que se autotitula sapiens.



Félix Rodríguez de la Fuente, año 1978. Trascripción literal.

Procrastinar en tiempos del coronavirus

No vamos a tener, en lo que nos queda de vida, un momento como éste para hacer todo aquello que hemos querido hacer pero por falta de tiempo, por una cosa o por otra, no hemos podido lanzar. Y sin embargo, la inmensa mayoría de nosotros simplemente verá pasar los días, uno de detrás de otro, posponiendo el inicio de lo que teníamos en mente.

Resulta francamente interesante el comportamiento de la gente estos días. Precisamente ahora, que se puede hacer un análisis a nivel micro de los que nos rodean, nos damos cuenta de las actitudes que adoptamos ente los problemas en general, y al del coronavirus en particular. Y es que, en una situación de estrés, cada uno de nosotros reaccionamos de una manera totalmente diferente. Desde el que mete la cabeza en un agujero al que huye hacia adelante, hay todo un portafolio de actitudes ante el problema.

Más allá del enfoque que debe tomar el Estado ante la que está cayendo, sobre todo frente a nuestros mayores (ver artículo de El Confidencial acerca de cómo Holanda está manteniendo bajo control sus UCIs), nuestro modus operandi se ha visto totalmente perturbado desde que se entonó el Estado de Alarma por nuestros gobernantes. Y esto no es ni bueno ni malo, sino todo lo contrario. Esto es: tenemos que aprender a hacer las cosas de un modo diferente. Y ya está:

• Ya no podemos hacer reuniones presenciales con los compañeros, ahora son todas telefónicas, vía skype, etc. Es tedioso, pierdes una parte importante del proceso de comunicación, no se oye bien,.... pero es lo que hay
• Ya no podemos hacer deporte como antes. Pues tendremos que hacerlo indoor, y con los medios que dispongamos. Cambiamos mancuernas por botellas de ocho litros de agua. Es lo que hay.
• Ya no podemos juntarnos con la familia: de repente echas de menos la paella en casa de tus padres, y la de casa de tus suegros. 

Sea como fuere, por encima de todo esto subyace la voluntad personal de, no ya hacer cosas de un modo diferente, sino por ponerse a hacerlas. Y aquí es donde caemos como moscas. La procrastinación es un virus más letal que el coronavirus, en este sentido. Es un mata personas eficaz, aunque lento, y además que abarca un abanico de edades amplísimo: de diez en adelante.

No hay nada más irritante que una crítica voraz al gobierno, a tu empresa, a ... quien sea, una conversación acalorada acerca de lo que se tiene que hacer, para que luego termine con cada uno en su casa mirando por la tele de manera totalmente pasiva lo que otros han decidido. O acudir al manifestódromo de tu ciudad para luego acabar tomándote una cerveza con los amigos. Esos también son salva patrias, profesionales del cuñadismo, tertulianos que sólo critican pero nunca les oirás una propuesta. En definitiva, son parte del problema, no de la solución.

¿Eres parte del problema o de la solución?

Ante todo esto, un ejercicio de introspección no viene mal. Saber quienes somos, de donde venimos y a donde vamos (Siniestro Total lo describió muy bien en esta canción) puede ser una lectura incómoda, pero fructífera. Vivimos en un mundo hiper conectado en donde tenemos toda la información en la palma de la mano, en tiempo real y a un click de distancia. Si queremos, podemos tener acceso a cualquier persona, medio o dato para entender lo que sucede en cualquier rincón del planeta. Ninguna otra generación antes lo hubiera imaginado.

Por otro lado,

• Tenemos miopía selectiva: leemos lo que nos interesa, nos cuesta horrores reconocer que podemos estar equivocados. 
• Estamos sobre diagnosticados desde el punto de vista de salud, mucho más desde que nos auto diagnosticamos. 

Y paradójicamnte, sabemos bien cuáles son nuestros problemas y dónde están muchas de las soluciones, así como los obstáculos que nos impiden resolverlos y transformar nuestra realidad y cotidianidad para bien propio y de los que nos rodean.

Viajar hacia la parte externa del círculo no es para nada tarea fácil, más bien una carrera de obstáculos en la cual tenemos que superarnos a nosotros mismos y nuestros paradigmas.

A colación de todo esto, sirva la cita de Robert de Niro en la película "Ronin" - si bien en realidad se trata de un viejo proverbio chino- y dice lo siguiente: Las personas se dividen en tres clases: los que forman parte del problema, los que forman parte de la solución y los que forman parte del paisaje. Dicho sea de paso, la cita exacta es la siguiente: "Si no eres parte de la solución eres parte del problema. Y si no eres ninguna de las dos cosas entonces eres parte del paisaje". 

Ante la que está cayendo: ¿quién quieres ser durante el COVID-19? 

Hay diferentes formas de ver la situación y diferentes formas de reaccionar ante ellas. Qué duda cabe de que en ciertos momentos puede entrarnos cierta turbación. Somos humanos y estamos programados para sentir el miedo. Pero también tenemos la capacidad suficiente para decidir qué hacemos ante un estado de alarma, cómo lo afrontamos y cómo actuamos. Por eso, si queremos aprovechar esta experiencia, debemos afrontarla como un aprendizaje e incluso como una etapa de crecimiento. Al final del día, de lo que se trata es de:

• Huir de tanta información negativa 
• Desintoxicarnos de aquello que no contribuya
• Poner el foco en aprender
• Crecer con todo esto
• Centrarnos en lo que podemos aportar a la situación.

Y todo esto lo podemos ver materializado de la siguiente manera:

• Apoyar al entorno
• Aprovechar el tiempo libre para leer y mantenerse al día
• Motivarnos con los ejemplos de superación y de colaboración altruista que vemos en la televisión
• La oportunidad de repensar la vida loca que vivimos
• Aprender a disfrutar de las cosas sencillas, entre ellas estar con aquellos a los que queremos. 

Ahora mismo es importante hacer una lectura rápida de lo que pasa cada día, leer entre líneas y empezar a poner en marcha acciones. Así, saldremos fortalecidos de la situación. Afortunadamente, ahora tenemos el tiempo que normalmente nos falta para parar, reflexionar y crecer en madurez y empatía hacia nosotros mismos y también hacia los demás.Todo esto, efectivamente, necesita un determinado grado de madurez. Serán las personas más predispuestas al cambio y la adaptación las que saldrán de esta situación renovadas. Por suerte siempre podemos elegir en qué lado queremos estar..

Conclusiones

Todos y cada uno de nosotros deberíamos luchar por situarnos en la parte exterior del círculo. ¡Basta con intentarlo!, no se exige otra cosa que dar lo mejor de uno mismo. Esforzarse. Ya está. Y cada cual, que llegue donde pueda.

Lo miedos que nos atenazan estos días son extrapolables a los desasosiegos con los que tenemos que convivir en nuestro día a día. No sirve de nada lamentarse: es más, hay que estar atento y en estado de alarma por si hubiera que salir a echar una mano. Tu comunidad lo necesita, hoy, más que nunca. 

Ojalá reaccionemos a tiempo y seamos, de verdad y de corazón, parte de la solución, y no del problema. Yo lo tengo claro desde el principio: me gusta crecer, y por lo tanto viajaré hacia la Zona de Crecimiento...viviendo el Presente y pensando en el Futuro.

It's about delegating, of course! : the delegation of activities as an opportunity for people and organizations

According to the Royal Academy of the Spanish Language, Delegation is a transfer of tasks, functions, powers and authority, which is carried out between a person who occupies a higher position to a lower one from the hierarchical perspective, to operate in a limited field, ususally with specific goals.

The delegation process is one of the areas with more cornerstones in the development of an organization, as well as for the parts involved in the process:

• Delegating well provides growth opportunities for organizations and people, allows everyone to see the business from another point of view and focus on looking for other opportunities.
• On the contrary, delegating badly can lead to a difficult digestion process of the parts involved and even sometimes to a point of no return, as we will see later.

That is why it is important to carry out a delegation process in an orderly and transparent manner, properly choosing the parties involved, giving real empowerment and responsibility, and leaving an open door in case we need to return to the previous situation.

Whatever the motivation is, delegating is a task that sooner or later must be faced if we want to grow, both as an organization and as professionals.

Benefits of delegating

Delegation should be seen as a glidepath to search for potential assets within the team. Once found, it must be effective: 

• Empower him/her in front of others
• Make him/her feel responsible for each and every one of the areas invoved. 

This allows delegators to worry instead of taking on the work they previously did, better manage their time, and be able to start aspiring to other goals and objectives, while improving leadership skills.

Another of the benefits of delegating is the ability to learn and extra motivation received to whom functions are delegated, being able to extract the best from him/her as a professional. In particular, initiative, responsibility, and the expansion and consolidation of theoretical and practical knowledge. Ultimately, it is a covert form of training.

Delegating must also imply, on the part of the company, some type of bonus or economic benefit. The company must take the initiative in this regard and make some proposals in the mi term, once the person and the organization have been consolidated.

Looking for an analogy in the world of construction, delegating allows us to lay the foundations for subsequent growth, since it allows us to climb steps as long as the foundations on which we base that growth are well established. That is why the delegator is said to be the other great beneficiary.

Why managers do not delegate

But ... why managers do not delegate? There may be organizational, company culture, or even personal reasons. Here is a non-exhaustive list:

• Consider nobody can do it better: considering that you are essential is one of the main factors. Aligned with this point, there are those who think that there is only one way to do things well, and it is their own.
• Lack of trust: aligned with the previous point; in addition to that it may have connotations related to the honesty of the work that has been carried out until then.
• It takes time and effort: certainly in the short term you need to dedicate specific time, which can be from a few hours to weeks or months. That is why the opportunity cost must be worth it to the delegate.
• Avoid sharing knowledge: delegating implies an exercise in transparency, and sometimes this is uncomfortable. Although it is less and less common, there may be certain processes or ways of doing things that puts certain individuals in a position of force in front of other stakeholders. For this reason, companies must able to retain knowledge in-house, instead of it being retained in workers.
• Being the creator: some people have created a creature from scratch and it has become their modus vivendi: it is their baby, and they find themselves trapped in it, in a certain way. It is a feeling similar to what a mother can feel for her child.
• Out of habit: this is how it has been done so far and nobody has considered changing it. This statement reveals a bit of accommodation and passivity, so it should be avoided, in a way.
• Because there are things to hide: cases in which the delegate makes fraudulent use of the job, for his own benefit. Logically in these cases, the latter's last interest is to delegate. Here again the honesty of the people are inputs of the equation.

How to proceed when delegating

Where to start? Once the delegator is fully convinced, he/she must face the challenge of choosing the right person and establish a time-limited work plan between the two parties, stating the scope of the activities to delegate and defining the way in which the process will take place. Once this is done, the most complicated part remains, which is to monitor the delegate. For this, the following points are a must:

• Establish clear and measurable objectives: fundamental and inalienable. It allows to clearly establish the framework and priorities, not leaving the person now responsible disoriented.
• Establish a follow-up system: set up regular meetings on the objectives set above.
• Give guidance and advice without interfering, face to face and privately.
• Letting oneself make mistakes, since it allows us to learn and understand the whys.
• Publicly express the trust, in order to make it visible to all parties of interest. In return, this provides confidence to the person to whom you delegate.
• The delegation brings with it authority, empowerment and responsibility for each and every one of the business areas: both parties must recognize this point.
• Disappear from the stage: once you delegate, it is done with all the consequences, for good and bad. That is why the person who finally delegates must have internalized it and strive not to interfere in the activities of the person now responsible for the activities.

Suggestions for the person delegating

It is, most likely, the bittest role of those exposed in the article. You must show a firm and unwavering will to carry out the delegation, along with what we comments below:

• It is important to internalize that others will not do it in the same way as oneself, probably not so perfectly, but that the end result may be the same.
• Apply the 80-20 rule: that is, accepting achievements of project development percentage of 80% with respect to how you would have done it yourself, is more than enough.
• Avoid micromanagement, because it burns both parts: the delegator and the delegate, ruining the productivity of everything else.
• Publicly recognize the objectives achieved: very important to strengthen the confidence of the person in charge.

On the other hand, negative attitudes that can lead to the failure of the delegation process are the following:

• Always be on top of the subordinate and tell him how the work should be done: he must breathe and carry out activities in his own way, with his methodology and approach - of course advice should be welcome. In this sense, a coaching job is the most successful task.
• Criticizing the subordinate's work, especially in front of third parties: it causes frustration to the one who wants to take command, apart from the fact that it subtracts authority. On the other hand, third parties will not consider the newcomer the appropriate interlocutor until they are publicly endorsed from above.
• Finish delegated tasks yourself: again the message transmitted is of complete lack of confidence. In any case, and in any scenario, the responsible person is the one who has to finish the tasks.

Consequences of not delegating

And what are the consequences of not delegating? Well basically there are two consequences:

• From the Team perspective, lack of professional development, and therefore frustration. Sometimes it happens that not delegating causes potential gifted colleagues and workers that seemed promising to abandon the project, because they do not feel fulfilled or feel that there is a glass ceiling that is not possible to overcome.
• Stagnation of the company: the company will reach a certain critical mass that it will be unable to surpass. Managers can double, triple, ... quintuple themshelves when they don´t want to delegate, but there comes a time when they are not able to give more.

As a consequence of the previous two points, opportunities are lost, or topics are not carried with the required level of precision.

Conclusions

As a corollary: the delegation process must be the result of a path of responsibility truffled with the following ideas:

• Thinking more about the common benefit than the personal benefit
• Holistically contemplate how delegation processes can best be started

Some funny stuff as well: the Delegation Poker, a cards game thas was first played at the Scrum Gathering in Amsterdam, can help people delegating.  

For Spanish Original Version: click here.