Metodología Dajoda, la técnica infalible para digitalizar los procesos de tu empresa

Para lo bueno y lo malo, tenemos la fortuna de poder escribir la historia de nuestra vida laboral y la de las empresas en las que trabajamos. Con el aliciente, o el aliento en el cogote, de que la tecnología va más rápido que nosotros y nuestra capacidad de digerir toda la información que pasa por nuestras manos. 

Sea como fuere, hay una serie de must que casi con toda seguridad nos aplican. Y uno de ellos es el de la digitalización de nuestros procesos. En mayor o menos medida, hoy en día todo o casi todo se puede capturar y mostrar a golpe de click para el interesado. El reto está en identificar no ya los procesos más interesantes a digitalizar, sino en:

• las expectativas a cumplir (entender el por qué y para qué),
• la manera de aterrizar el proceso (el cómo), y
• saber detallar qué pinta tiene el éxito.

Si estás harto de Excels, el presente post pretende dar una serie de pautas básicas para llegar a buen puerto y sentir el pulso de tu empresa. A modo de resumen, éste decálogo te permitirá dar los primeros pasos en la digitalización de tu negocio:

1. Establecer el Equipo
2. Reconocer qué necesitas digitalizar
3. Organizar Workshops dedicados
4. Elegir el Software adecuado
5. Aprender a reconocer dónde están las fuentes de información
6. Hacer uso de la estadística, la gran olvidada
7. Automatizar, en la medida de lo posible
8. Establecer Sanity Checks
9. Dedicar tiempo a pensar, mejorar e ir más allá
10. No olvidar a los grandes olvidados en las empresas

1. Establecer el Equipo

¡Cómo no! No puede ser de otra forma. Lo creas o no, el Equipo es el primer requisito a considerar. Y para ello, tal y como explicamos en el post sobre Dashboards de negocios, hace falta un Core Team permanente y estable, que incluya, como mínimo, a los siguientes miembros:

• El Process Owner
• El Experto de IT
• El Experto en Procesos

¡Ojo! Este equipo no debe ser estanco, más todo lo contrario. A través de un proceso de invitación paulatina de la partes de interés que sean relevantes, el Core Team debe ser capaz de interiorizar los inputs de todas las personas con las que se entrevista, haciendo de filtro y siendo capaz de describir el proceso con la granularidad necesaria para que luego sea factible su implementación.

2. Reconocer qué necesitas digitalizar

Aunque todo es potencialmente digitalizable, es importante identificar aquellos procesos en los que la actividad nos aportará valor. De esta manera:

• Maximizaremos nuestra apuesta.
• Como consecuencia de ellos, empezaremos a ahorrar tiempo y dinero desde el minuto 1 de la implantación, puesto que podremos sacar conclusiones que nos tienen que ayudar a tomar mejores decisiones, y más rápido.
• Nos familiarizaremos con los pasos a dar y aprenderemos, de manera que acciones futuras de digitalización la culminaremos mucho más rápidamente.

Pero no debemos olvidar lo siguiente: no siempre es fácil reconocer estos procesos críticos ni sus KPIs a medir asociados, es importante hacer las preguntas adecuadas. Rodéate de gente con criterio, capacidad de análisis, experiencia y habilidad para retar de una manera constructiva. Como ejemplo, algunas preguntas que deben ser respondidas son:

• ¿Cuántos datos tengo? ¿de cuantos datos dispongo?  ¿con qué frecuencia se actualizan?
• ¿Trabajo con datos masivos?
• ¿Sabemos lo que necesitamos medir?
• ¿Cuáles son los KPIs de los datos?
• ¿Tengo suficiente con un excel?

3. Organizar Workshops dedicados

Como decíamos anteriormente, aparte del Core Team, harán falta otras partes de interés que entrarían y saldrían de las reuniones con la frecuencia que sea necesaria. Sus inputs son fundamentales, imprescindibles, innegociables. Por supuesto, puedes obviarlos, pero recuerda que si no les haces partícipe es probable que vuelvan a tí con comentarios del estilo Esto no es lo que queríamos, Esto no es lo que tenemos, Esto no lo entiendo...  o simplemente no compran la herramienta que con tanto esfuerzo has preparado. Por otro lado, una serie de matizaciones que han de ser tenidas en cuenta son las siguientes:

• No es necesaria la presencia permanente de todas las partes de interés, pero deben estar disponibles cuando el Core Team las reclame: de esta manera todas las partes ganarán tiempo y dinero.
• No hace falta mantener reuniones presenciales: hoy en día, con la tecnología existente, podemos invitar a las personas que nos interesen vía software de video-llamadas, durante el tiempo que haga falta, y luego salir de la reunión
• Reuniones de más de 5 personas.... pueden acabar siendo improductivas para la mayor parte del equipo

El objetivo de estos talleres, al final del día, no es otro que obtener el feedback del usuario y su posterior buy-in una vez se presente la propuesta.

4. Elegir el Software adecuado

De esto también hablamos ya en posts anteriores. Se puede digitalizar de mil maneras en función de cuál sea tu problema y tu objetivo. Puede ser un simple CRM, o quizás quieras ir más allá y necesites también contar con Sistemas de Información Geográfica, herramientas de e-commerce, o un simple excel.

En este sentido, dos comentarios:

• El papel del experto de IT es fundamental para validar la factibilidad, de manera preliminar, de las ideas que van surgiendo y se van describiendo por el camino.  
• Utiliza con sabiduría tus recursos de IT: son muy valiosos, así que más vale que se centren en cosas complejas, mientras que otras actividades que requieran habilidades menos core IT las pueden hacer otras personas. 

Algunos softwares gratuitos (hasta que dejan de serlos) se pueden encontrar aquí:

• Databox
• Hubspot

5. Aprender a reconocer dónde están las fuentes de información

Una vez tenemos claro qué queremos medir, tenemos que ser capaces de entender:

• De qué manera se genera el dato
• Si el dato necesita manipulación o cálculo
• Dónde se almacena. 

Identificar los campos necesarios para poder obtener los datos que más nos son de interés es de vital importancia. Si no somos capaces de oler esta sangre, los mejor es pedir ayuda a alguien que nos eche una mano. Como recomendación, tener un mapa de la arquitectura de las bases de datos de la empresa y entender cómo se relacionan entre ellas es de vital importancia. 

6. Hacer uso de la estadística, la gran olvidada

Desde el cribado de Xs, pasando por herramientas de regresión, correlaciones, diseño de experimentos o simples Pareto. La estadística aporta mucho a un coste asumible, así que desdeñarla es uno de los mayores errores que cometen los decision makers. En este sentido,

• Tomar decisiones adecuadas requiere contar con estadísticas de calidad:  la precisión y coherencia de las estadísticas de los procesos críticos refuerza la credibilidad de las decisiones del Management.
• No debemos olvidar que esta exigencia de calidad del dato puede repercutir en una carga excesiva a los procesos en general y los trabajadores en particular. Esto es, la tarea de recopilar y presentar los datos exige tiempo, dinero y otros recursos.
• La dificultad de recoger datos detallados: la recogida de información estadística detallada puede suponer un reto muy importante, en dos sentidos:
• En lo que se refiere a la elección de metodologías y métodos de cálculo.
• En cuanto al origen de dato y su capacidad para extaerlo.

7. Automatizar, en la medida de lo posible

Esto es: siempre que sea posible, que los datos se cumplimenten automáticamente y no dependan de la voluntad de un humano. Y esto debe ser así por múltiples motivos:

• cumplimentar celdas aporta poco o ningún valor añadido per se
• por muy diligente que sea, el humano se puede equivocar
• las personas están para otras cosas de mayor interés: esto es, interpretar los datos para la correcta toma de decisiones.

Al final del día, debemos de ser capaces de saber de qué lado estamos: ¿eres de los que piensas que un día las maquinas nos dirán lo que tenemos que hacer, o prefieres ser tú el que le digas lo que tienen que hacer?. La decisión está en nuestras manos y sólo se precisan dos cosas: actitud y método. 

8. Establecer Sanity Checks

¿De qué manera aseguras el pedigree de tus datos? ¿Cómo sabes que los datos que vas a usar para tomar tus decisiones son veraces? Se recomienda, por no decir que es absolutamente imprescindible, establecer mecanismos de defensa ante uno de los mayores riesgos: cocinar con datos que no cuenten lo que de verdad está pasando. Ante esto, unas reglas básicas:

• todo proceso (y variables asociadas) que sea medido deberá ir de la mano de un sanity check
• la frecuencia de este subproceso puede variar:
• cada vez que se produzca una actualización del proceso
• periódicamente, aunque no hayamos hecho cambios
• el sanity check debe documentarse: ¿cómo se va a hacer? ¿qué medios técnicos y humanos se necesitan?
• el establecimiento de este subproceso de control se puede hacer forma manual, o automática. Por supuesto, se recomienda la segunda vía, dado que la primera no dejará de ser un control random que en ocasiones es muy limitado en la forma, la sistemática y el tiempo.

9. Dedicar tiempo a pensar, mejorar e ir más allá

Como siempre, todo esto se puede hacer con altas dosis de imaginación y creatividad. Y la inspiración no llega del cielo, sino que es un proceso complejo que tiene sus momentos y requiere tiempo. Para ello,

• La empresa debe reconocer la importancia de este proceso y dar libertad para llevarlo a cabo
• Si no es posible: todos tenemos actividades que liberan la mente: correr, montar en bici, pintar, hacer manualidades, tocar el ukelele o hacer kárate
• Si puedes hacerlo en compañía: estar acompañado de gente que aporta de una manera constructiva, reta y aporta, es todo un lujo que no se debe dejar de lado.

De la creatividad ya hablamos en un post pasado: si lo deseáis, podéis echarle un vistazo aquí.

Para terminar, es también realmente importante, si se puede, poder comparar: esto es, cómo estamos ahora vs cómo estábamos al empezar:

• ¿cuál es mi grado de digitalización? ¿puedo comparar el antes y el ahora?
• ¿qué beneficios he obtenido? ¿qué hemos aprendido? 
• ¿qué nuevas capacidades y ventajas competitivas tenemos ahora?
• ¿he sido capaz de reducir mis actividades de poco valor añadido?
• ¿Cuántos excels usaba antes, y uso ahora?
• ¿Cuánto tiempo tardas en acceder a la información que necesitas?

10. No olvidar a los grandes olvidados en las empresas

Sí, digitalizar mola mucho y queda de maravilla hablar de ella en los foros de innovación en los que nos movemos, pero hay otras consideraciones a tener muy en cuenta en la empresa si no queremos empezar a sentir el vértigo de ver cómo se va dinero por la ventana. Nos estamos refiriendo a:

• La gestión por procesos: de izquierda a derecha, no de arriba - abajo. Recomiendo la siguiente lectura en la que tratamos el tema con detalle. 
• Retener el know - how de la empresa
• Establecer un Departamento de Inteligencia en la empresa, básicamente para.... pensar, tal y como comentábamos en el punto anterior.

En ambos casos, para fortuna de los que han llegado a este extremo del post, y aunque nos cueste reconocerlo, basta con un simple Excel para implementarlo. No dudes en pedírmelos, si quieres hacer uso de ellos. 

Conclusiones

La actividad de digitalización debe servir para poder hacer mejor nuestro trabajo, de cara tanto al cliente interno como al externo. Y esto debe verse reflejado en ahorros de tiempo, mejor trato y servicio y en definitiva, debe ayudarnos a vivir mejor. Además

• No olvidar quién es el cliente interno de toda la actividad: y éste no es el Process Owner, sino que hay que ir más allá. Son los verdaderos usuarios del proceso tus clientes, no el jefe de todos ellos: lo que viene a ser el Customer Centric Model.
• Método: tener clara la sistemática a aplicar y pivotar las veces que haga falta para llegar a buen término. Escribir las conclusiones en un papel.
• La importancia de pensar: con frecuencia tendremos la impresión de que dedicamos mucho a tiempo a discutir los pros y los cons - el 80%- , pero una vez lo tenemos claro y lo dejamos por escrito, la implementación suele ser rápida: el 20%. De nuevo Pareto al rescate.
  
• Evaluar dónde estábamos y donde estamos ahora para poder comprar y aprender de los errores.
• Y, sobre todo, no tener miedo. 

Post elaborado junto con Daniel Santos de Hipoo y José Rio Perandones, de Panel.

CIO's: 8 maneras de generar impacto en el negocio

Cuando se pone el foco en las en el área de IT en relación a su capacidad de contribuir en la generación de negocio, nos estamos refiriendo a la capacidad del departamento para:

1. Correlacionar actividades comerciales y de IT,
2. Identificar las necesidades empresariales en base a esta correlación e
3. Implantarlas para mejorar el proceso comercial de una manera rentable, proporcionando mantenimiento y soporte a largo plazo.

Otras definiciones son: 

• La capacidad de aprovechar diferentes recursos de IT para obtener beneficios intangibles.
• La capacidad de una organización, en virtud de sus activos de IT y sus conocimientos, de crear valor comercial.

Siguiendo un enfoque tradicional, si reflexionamos acerca del impacto de las tecnologías de la información en la empresa, resulta que los presupuestos, planificación, aplicaciones informáticas o la presentación de informes siguen usualmente una estructura similar, utilizando las herramientas de IT definidas por la Gerencia. Ahora bien, si nos centramos en el impacto de IT en el negocio en general y la actividad comercial en particular, el panorama resulta bastante desolador: más de tres cuartas partes las organizaciones no  tienen un proceso consistente para medir el valor de las inversiones en IT que realizan. Por fortuna, los mapas de procesos o de capacidad empresarial pueden proporcionar a los CIO un marco ideal para capturar todo el ideario de la empresa relacionado con la actividad comercial:

• Identifica las características clave del modelo comercial dentro de la visión estratégica del negocio 
• Correlaciona estas características con el área de IT como agente facilitador, permitiendo evaluar nuevas necesidades comerciales, e incluso cómo mejorarlas
• Comprende los costos de IT asociados
• Alinea las inversiones de IT con las prioridades estratégicas. 

En conjunto, el "mapa de capacidades o mapa de procesos" de la organización documenta 1. todas las capacidades y 2. todas las relaciones entre ellas, dando lugar y conformando el modelo operativo de la empresa y la cadena de valor:

Replanteamiento de los Mapas de Procesos desde el punto de vista del CIO para centrarse en el impacto empresarial:

Las funciones comerciales descritas en el Mapa de Capacidades o Mapa de Procesos proporcionan un marco de trabajo fantástico para la correcta toma de decisiones, así como su comunicación. Ahora, la capacidad de conectar IT con el negocio y los procesos comerciales a través de los Mapas de Procesos y una visión de halcón certera puede permitir al CIO:

1. Aclarar prioridades y descubrir intereses comunes. Mejorar la visión que se tiene de la empresa permite la identificación y conocimiento de los  niveles de madurez de las capacidades clave del negocio en general y de los procesos comerciales en particular. Cada capacidad debe discutirse en términos de:

• 1) lo central o diferenciadora que sea para el negocio; 
• 2) su relación con las estrategias establecidas; 
• 3) gaps respecto al estado actual; y 
• 4) lo dinámica que se espera sea cada capacidad a corto y largo plazo.

2. Mejorar el proceso de inversión en tecnología. Debido a que los mapas de capacidades o procesos describen la empresa en su conjunto, proporcionan una manera de clasificar las propuestas de proyectos de acuerdo con las capacidades que se ven afectadas. Esto permite:

• Que en las reuniones de revisión de inversiones se puedan comparar simultáneamente todos los proyectos propuestos, y en particular aquellos que afectan a la capacidad comercial, lo que permite determinar de una manera mucho más certera cuáles aprobar frente a los que debemos meter en el congelador (cualquier día podemos volver a darles vida). 
• Que se puedan reunir múltiples sistemas y proyectos en una misma cartera, de manera que:
• se pueda evaluar su capacidad para soportar la capacidad comercial
• se gestionen en función de las necesidades del negocio
• tengamos la capacidad de madurarlos y mejorar sus atributos.

3. Conectar el proceso de negocio y las iniciativas de cambio de IT. El éxito de los esfuerzos de transformación empresarial a gran escala depende en gran medida de que IT ofrezca las funciones y aplicaciones correctas en el momento adecuado. A medida que los proyectos crecen en número y complejidad, 

• se hace más difícil garantizar que cada proyecto esté acercando a la organización a los objetivos marcados
• aumenta la dificultad de sincronización de las partes (personas, procesos y cambios tecnológicos)

4. Enlazar la "factura de IT" al modelo de negocio. Al igual que una "lista de materiales" (Bill of Materials) define qué componentes comprenden un producto, la "lista de IT" define qué sistemas son necesarios para entregar un proceso o función comercial. Comenzando en la parte superior, el Mapa de Procesos permite a IT identificar el hardware clave así como el software y los servicios de IT relacionados con la entrega de cada capacidad. De esta manera, conectado al corto, medio y largo plazo de la empresa, IT podrá participar en debates significativos relacionados con funciones del negocio.

5. Tener una opinión mejor informada sobre el contenido de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Los SLA deben ir más allá de la determinación del rendimiento probable o el tiempo de actividad de un sistema, en base a un presupuesto dado. Bien hecha, la gestión de nivel de servicio comienza con:

1. La identificación y clasificación de las capacidades comerciales que queremos alcanzar,
2. De manera paralela, la correlación con los servicios y sistemas de IT que las respaldan. 

Es en este momento cuando el valor comercial relativo de los diferentes niveles de servicio que queremos alcanzar se puede comparar con los costos respectivos para alcanzar esos niveles.

6. Racionalizar significativamente la cartera de aplicaciones. Las decisiones de racionalización de aplicaciones (elegir qué aplicaciones mantener y cuáles retirar) no debe ser tomada a la ligera: no olvidemos que existen múltiples aplicaciones para usos totalmente diversos (diseño de productos, diseño de procesos, aplicaciones comerciales, ERPs, etc), y que además no suelen estar conectadas entre ellas, si bien todas ellas habrán sido diseñadas o compradas con un propósito determinado. Asumiendo que el área comercial es cliente de todas las demás y todas las demás deben estar orientadas y alineadas con ella, las decisiones sobre qué aplicaciones retirar y cuáles mantener deben requerir la aceptación de las áreas comerciales afectadas. 

De la misma manera, la viabilidad de una aplicación, o la viabilidad de aquellas aplicaciones que proporcionan una función comercial, deben ser siempre una preocupación de IT, que debe estar continuamente escuchando a los usuarios. 

7. Educar a los equipos de IT en el contexto empresarial. Los CIO a menudo luchan por demostrar el valor que IT aporta al resto de unidades de negocios. Paradójicamente, éstas dan por garantizados sus servicios: es decir, nadie se acuerda de IT hasta que algo sucede.

En paralelo, los gerentes del resto de unidades de negocio a menudo tienen poca información sobre el papel que IT puede aportar, más allá de dar soporte por temas de hardware, formatear o instalar programa. En otras palabras, no se buscan sinergias, o no se suele tener en cuenta a IT a la hora de la búsqueda de oportunidades o  eficiencias entre las líneas de negocios.

8. Orientar IT en torno a los impactos empresariales. Si bien el mapa de capacidades básicas para una empresa individual puede no cambiar mucho con el tiempo, puede haber cambios significativos con el tiempo debido a factores externos (evolución de la tecnología, aparición de nuevas tecnologías) dentro de cada capacidad: es por ello que los CIO deben trabajar con el conjunto de la empresa para identificar, perfilar e implantar oportunidades innovadoras a futuro.

Adicionalmente, 

• deberá poner al usuario en el centro: que el user experience sea la primera métrica a tener en cuenta por al área de IT permitirá cuantificar el grado de satisfacción de aquellas personas que hacen uso de las herramientas que se ponen a su disposición.
• haciendo uso e implantando metodologías ágiles en nuestros proyectos provocará un cambio de paradigma en la manera en la que se integran cada una de las necesidades y se involucra a las personas

Conclusiones

• Los Mapas de Capacidad o Procesos proporcionan una vista de halcón a IT que debe ser aprovechada convenientemente, prestando atención especial a los clientes internos y los procesos comerciales de la empresa

• Los CIO deben trabajar y aportar sus inputs a estos Mapas frente a la Gerencia de la empresa: para lograr esto, IT debe mostrar cuáles son sus capacidades y demostrar de qué manera se pueden alinear y contribuir a las líneas de trabajo y estratégicas de los ejecutivos. A más a más, esto debe ser comunicado convenientemente a todos los niveles, y muy en particular dentro del área de IT.

• Los CIO también deberían cambiar el enfoque: hablar de capacidades en lugar de hablar de disponibilidad técnica: es decir, "qué podemos llegar a ser" en lugar de "qué somos". En paralelo, deben interiorizar el Mapa de Procesos y las decisiones relevantes que emanan de él y que afectan a la organización de IT: es importante que todos comprendan el "por qué" de las decisiones que se toman, en lugar de solo el "qué" de esas decisiones. 

• En ningún caso el departamento de IT debe ser presentarse como tradicional o stopper de proyectos, más bien todo lo contrario: debe caracterizarse por 1. altas dosis de flexibilidad (nothing is impossible) y 2. aportador de soluciones para el adecuado aterrizaje de las ideas. 

• La experiencia de usuario debe ser la métrica número 1 del área de IT.

• Tenemos la posibilidad de usar e implantar metodologías ágiles como palanca para el cambio de paradigma

• No obstante todo lo anterior, la ciberseguridad debe ser la prioridad numero 1 del área

Referencias:

• https://www.cio.co.uk/cio-career/8-ways-for-cios-use-capability-maps-create-business-impact-3431680/
• https://cio-wiki.org/wiki/IT_Capability
• https://cioindex.com/reference/buzzword-it-capability-2/
• https://www.arsys.es/blog/soluciones/que-es-sla-y-cuales-son-sus-componentes-clave/