Según la Real Academia de la Lengua Española,
la Delegación es una transferencia de tareas, funciones, atribuciones y
autoridad, que se realiza entre una persona que ocupa un cargo superior, a un
inferior jerárquico para que opere en un campo limitado y acotado, normalmente
con un objetivo específico.
El proceso de delegación es uno de los
capítulos con más aristas en el desarrollo de una organización, así como para
las partes que participan en el proceso:
- Delegar bien proporciona oportunidades de crecimiento a las organizaciones y las personas, permite ver el negocio desde otro punto de vista y centrarse en buscar otras oportunidades.
- Por el contrario, delegar mal puede dar lugar a un proceso de difícil digestión y quizás de no retorno, como veremos más tarde.
Es por ello que es importante realizar un
proceso de delegación de una manera ordenada y transparente, eligiendo bien a
las partes implicadas, dando poder y responsabilidad real, y dejando una puerta
abierta a poder volver a la situación anterior.
Sea cual sea la motivación, delegar es una
tarea que tarde o temprano hay que enfrentarse si queremos crecer, tanto como
organización, como profesionales.
Beneficios de delegar
Debe plantearse el ejercicio de la delegación
como una manera de buscar activos con
potencial entre el equipo. Una vez encontrado, debe hacerse efectivo: empoderarle ante terceros y hacerle
sentir responsable de todas y cada una de las áreas que se vean afectadas.
Esto permite a las personas que delegan preocuparse
en lugar de ocuparse del trabajo que hacían anteriormente, gestionar mejor el tiempo y
poder empezar a aspirar a otros objetivos y metas, mejorando en paralelo las habilidades de liderazgo.
Otra de las bondades de delegar es la capacidad de aprendizaje y motivación
a quien se delegan funciones, pudiéndose extraer lo mejor de él como
profesional. En particular, la iniciativa,
la responsabilidad y la ampliación y asentamiento de los conocimientos teóricos
y prácticos. En definitiva, es una forma encubierta de formación.
Delegar también debe implicar, por parte de
la empresa, algún tipo de concierto o mejora
económica o de algún tipo. La
empresa debe tomar la iniciativa en este sentido y hacer algún tipo de propuesta
a medio plazo, una vez se haya consolidado la persona y la organización.
Buscando un símil en el mundo de la
construcción, delegar nos permite sentar las bases para crecer a posteriori, pues
nos permite subir peldaños siempre y cuando los cimientos en los cuales basamos
ese crecimiento estén bien asentados. Es por ello que se dice que el delegador es el otro gran beneficiado.
Por qué no se delega
Pero… ¿por qué no se delega? Pueden existir
razones organizativas, de cultura de empresa, o incluso personales. Aquí un
listado no exhaustivo:
- Considerar que nadie puede hacerlo mejor: considerar que se es imprescindible es uno de los principales factores. Alineado con este punto, los hay que piensan que sólo hay una manera de hacer las cosas bien, y es la propia.
- Por no fiarse: muy alineado con el punto anterior, además de que puede tener connotaciones relacionadas con la honestidad del trabajo que se ha estado realizando hasta entonces.
- Consume mucho tiempo y esfuerzo: ciertamente a corto plazo hay que dedicar un tiempo específico, que puede ser desde unas horas a semanas o meses. Es por ello que el coste de oportunidad debe valer la pena para el delegador.
- Por evitar compartir conocimiento: delegar implica un ejercicio de transparencia, y en ocasiones esto resulta incómodo. Si bien cada vez es menos común, pueden existir ciertos procesos o formas de hace las cosas que colocan a ciertos individuos en posición de fuerza ante terceros. Es por ello también que las empresas deben cuidar en ser capaces de retener el conocimiento in-house, en lugar de que quede retenido en los trabajadores.
- Por ser el creador: algunas personas han creado una criatura desde cero y se ha convertido en su modus vivendi: es su baby, y se encuentran en cierta manera atrapado en él. Es un sentimiento similar a que puede sentir una madre por su hijo.
- Por hábito: así es como se ha hecho hasta ahora y nadie se ha planteado cambiarlo. Esta afirmación revela un poco de acomodamiento y pasividad, así que debe evitarse, en cierta manera.
- Porque hay cosas que esconder: casos en los que el delegador hace un uso fraudulento de su puesto de trabajo, para beneficio propio. Lógicamente en estos casos, el último interés de éste es el de delegar. Aquí entra de nuevo en la ecuación la honestidad de las personas.
Cómo proceder a la hora de delegar
¿Por dónde empezar? Una vez quien delega
está plenamente convencido, debe enfrentarse al reto de elegir a la persona adecuada,
caso de que no la elijan por él / ella, y establecer
un plan de trabajo limitado
en el tiempo entre las dos partes, indicando el alcance de las actividades a delegar y definiendo la forma en que se va a producir el proceso. Hecho
esto, queda la parte más complicada, que es la de monitorizar al delegado. Para
ello, los siguientes puntos son un must:
- Establecer objetivos claros y cuantificables: fundamental e irrenunciable. Permite establecer claramente el marco de trabajo y las prioridades, no dejando desorientarse a la persona ahora responsable.
- Establecer una sistemática de seguimiento: plantear reuniones periódicas sobre los objetivos arriba fijados.
- Dar guía y consejo sin interferir y en interno, cara a cara pero alejado de los ojos de terceros.
- Dejar equivocarse, pues permite aprender y entender el por qué de las cosas.
- Explicitar públicamente la confianza, con objeto de hacerlo visible a todas las partes de interés. Esto proporcionará a su vez confianza a la persona a quien se delga.
- La delegación trae consigo autoridad, empoderamiento y responsabilidad de todas y cada una de las áreas del negocio: ambas partes deben reconocer este punto.
- Desaparecer del escenario: si se delega, se hace con todas las consecuencias, para lo bueno y para lo malo. Es por ello que la persona que finalmente delega debe haberlo interiorizado y esforzarse por no inmiscuirse en las actividades de la persona ahora responsable de las actividades.
Sugerencias para la persona que delega
Es, con toda probabilidad, el rol más amargo
de los que se exponen en el artículo. Debe mostrar voluntad firme e inquebrantable de querer llevar a cabo la
delegación, junto con lo que comentamos a continuación:
- Es importante interiorizar que otros no lo harán de la misma manera que uno mismo, probablemente no tan perfectamente, pero que el resultado final puede ser el mismo.
- Aplicar la regla del 80-20: esto es, aceptar un porcentaje de culminación de proyecto de un 80% con respecto a cómo uno mismo lo habría hecho es más que suficiente.
- Evitar el micromanagement, porque quema a las dos partes: la que delega y la delegada, arruinando la productividad de todo lo demás.
- Reconocer públicamente los objetivos alcanzados: muy importante para afianzar la confianza de la persona ahora encargada.
Por otro lado, actitudes negativas que pueden
llevar al fracaso el proceso de delegación son las siguientes:
- Estar siempre encima del subordinado e indicarle cómo deben hacerse los trabajos: éste debe respirar y llevar a cabo las actividades a su manera, con su metodología y enfoque – por supuesto consejos deben ser bienvenidos. En este sentido, una labor de coaching es la más acertada.
- Criticar el trabajo del subordinado, sobre todo en ante terceros: provoca frustración al que quiere tomar el mando, aparte de que resta autoridad. Por otra parte, los terceros no consideraran al recién llegado el interlocutor adecuado hasta que desde arriba no se le respalde públicamente.
- Finalizar uno mismo las tareas delegadas: de nuevo el mensaje trasmitido es de falta total de confianza. En todo caso, y en cualquier escenario, la persona responsable es la que tiene que finalizar las tareas.
Consecuencias de no delegar
¿Y cuáles son las consecuencias de no
delegar? Pues básicamente tres son las consecuencias:
- Falta de desarrollo profesional de las personas, y por tanto frustración. En ocasiones se da el caso que no delegar provoca que grandes compañeros, trabajadores, fichajes que parecían prometedores, abandonen el proyecto, pues no se sienten realizados o sienten que hay un techo de cristal que es insuperable.
- Estancamiento de la empresa: la empresa alcanzará una masa crítica determinada que será incapaz de superar. Las personas pueden duplicarse, triplicarse,… quintuplicarse, pero llega un momento en que no son capaces de dar más de sí.
- Como consecuencia de los dos puntos anteriores, se pierden oportunidades, o que los temas no se llevan con el nivel de precisión exigido.
Conclusiones
Como corolario: el proceso de delegación debe ser fruto de un camino de responsabilidad trufado de las siguientes ideas:- Pensar más en el bien general que en el particular
- Sentarse fríamente y contemplar de una manera holística de qué manera se pueden iniciar mejor los procesos de delegación.
Finalmente, y a modo de despedida, dejamos un
artículo muy interesante relacionado con cómo Mango afrontó el proceso de delegación
del padre al hijo:
Publicado el 23-nov-2018. Actualizado el 20-marzo-2020, en plena crisis del Coronavirus.
