Metodología Dajoda, la técnica infalible para digitalizar los procesos de tu empresa

Para lo bueno y lo malo, tenemos la fortuna de poder escribir la historia de nuestra vida laboral y la de las empresas en las que trabajamos. Con el aliciente, o el aliento en el cogote, de que la tecnología va más rápido que nosotros y nuestra capacidad de digerir toda la información que pasa por nuestras manos. 

Sea como fuere, hay una serie de must que casi con toda seguridad nos aplican. Y uno de ellos es el de la digitalización de nuestros procesos. En mayor o menos medida, hoy en día todo o casi todo se puede capturar y mostrar a golpe de click para el interesado. El reto está en identificar no ya los procesos más interesantes a digitalizar, sino en:

• las expectativas a cumplir (entender el por qué y para qué),
• la manera de aterrizar el proceso (el cómo), y
• saber detallar qué pinta tiene el éxito.

Si estás harto de Excels, el presente post pretende dar una serie de pautas básicas para llegar a buen puerto y sentir el pulso de tu empresa. A modo de resumen, éste decálogo te permitirá dar los primeros pasos en la digitalización de tu negocio:

1. Establecer el Equipo
2. Reconocer qué necesitas digitalizar
3. Organizar Workshops dedicados
4. Elegir el Software adecuado
5. Aprender a reconocer dónde están las fuentes de información
6. Hacer uso de la estadística, la gran olvidada
7. Automatizar, en la medida de lo posible
8. Establecer Sanity Checks
9. Dedicar tiempo a pensar, mejorar e ir más allá
10. No olvidar a los grandes olvidados en las empresas

1. Establecer el Equipo

¡Cómo no! No puede ser de otra forma. Lo creas o no, el Equipo es el primer requisito a considerar. Y para ello, tal y como explicamos en el post sobre Dashboards de negocios, hace falta un Core Team permanente y estable, que incluya, como mínimo, a los siguientes miembros:

• El Process Owner
• El Experto de IT
• El Experto en Procesos

¡Ojo! Este equipo no debe ser estanco, más todo lo contrario. A través de un proceso de invitación paulatina de la partes de interés que sean relevantes, el Core Team debe ser capaz de interiorizar los inputs de todas las personas con las que se entrevista, haciendo de filtro y siendo capaz de describir el proceso con la granularidad necesaria para que luego sea factible su implementación.

2. Reconocer qué necesitas digitalizar

Aunque todo es potencialmente digitalizable, es importante identificar aquellos procesos en los que la actividad nos aportará valor. De esta manera:

• Maximizaremos nuestra apuesta.
• Como consecuencia de ellos, empezaremos a ahorrar tiempo y dinero desde el minuto 1 de la implantación, puesto que podremos sacar conclusiones que nos tienen que ayudar a tomar mejores decisiones, y más rápido.
• Nos familiarizaremos con los pasos a dar y aprenderemos, de manera que acciones futuras de digitalización la culminaremos mucho más rápidamente.

Pero no debemos olvidar lo siguiente: no siempre es fácil reconocer estos procesos críticos ni sus KPIs a medir asociados, es importante hacer las preguntas adecuadas. Rodéate de gente con criterio, capacidad de análisis, experiencia y habilidad para retar de una manera constructiva. Como ejemplo, algunas preguntas que deben ser respondidas son:

• ¿Cuántos datos tengo? ¿de cuantos datos dispongo?  ¿con qué frecuencia se actualizan?
• ¿Trabajo con datos masivos?
• ¿Sabemos lo que necesitamos medir?
• ¿Cuáles son los KPIs de los datos?
• ¿Tengo suficiente con un excel?

3. Organizar Workshops dedicados

Como decíamos anteriormente, aparte del Core Team, harán falta otras partes de interés que entrarían y saldrían de las reuniones con la frecuencia que sea necesaria. Sus inputs son fundamentales, imprescindibles, innegociables. Por supuesto, puedes obviarlos, pero recuerda que si no les haces partícipe es probable que vuelvan a tí con comentarios del estilo Esto no es lo que queríamos, Esto no es lo que tenemos, Esto no lo entiendo...  o simplemente no compran la herramienta que con tanto esfuerzo has preparado. Por otro lado, una serie de matizaciones que han de ser tenidas en cuenta son las siguientes:

• No es necesaria la presencia permanente de todas las partes de interés, pero deben estar disponibles cuando el Core Team las reclame: de esta manera todas las partes ganarán tiempo y dinero.
• No hace falta mantener reuniones presenciales: hoy en día, con la tecnología existente, podemos invitar a las personas que nos interesen vía software de video-llamadas, durante el tiempo que haga falta, y luego salir de la reunión
• Reuniones de más de 5 personas.... pueden acabar siendo improductivas para la mayor parte del equipo

El objetivo de estos talleres, al final del día, no es otro que obtener el feedback del usuario y su posterior buy-in una vez se presente la propuesta.

4. Elegir el Software adecuado

De esto también hablamos ya en posts anteriores. Se puede digitalizar de mil maneras en función de cuál sea tu problema y tu objetivo. Puede ser un simple CRM, o quizás quieras ir más allá y necesites también contar con Sistemas de Información Geográfica, herramientas de e-commerce, o un simple excel.

En este sentido, dos comentarios:

• El papel del experto de IT es fundamental para validar la factibilidad, de manera preliminar, de las ideas que van surgiendo y se van describiendo por el camino.  
• Utiliza con sabiduría tus recursos de IT: son muy valiosos, así que más vale que se centren en cosas complejas, mientras que otras actividades que requieran habilidades menos core IT las pueden hacer otras personas. 

Algunos softwares gratuitos (hasta que dejan de serlos) se pueden encontrar aquí:

• Databox
• Hubspot

5. Aprender a reconocer dónde están las fuentes de información

Una vez tenemos claro qué queremos medir, tenemos que ser capaces de entender:

• De qué manera se genera el dato
• Si el dato necesita manipulación o cálculo
• Dónde se almacena. 

Identificar los campos necesarios para poder obtener los datos que más nos son de interés es de vital importancia. Si no somos capaces de oler esta sangre, los mejor es pedir ayuda a alguien que nos eche una mano. Como recomendación, tener un mapa de la arquitectura de las bases de datos de la empresa y entender cómo se relacionan entre ellas es de vital importancia. 

6. Hacer uso de la estadística, la gran olvidada

Desde el cribado de Xs, pasando por herramientas de regresión, correlaciones, diseño de experimentos o simples Pareto. La estadística aporta mucho a un coste asumible, así que desdeñarla es uno de los mayores errores que cometen los decision makers. En este sentido,

• Tomar decisiones adecuadas requiere contar con estadísticas de calidad:  la precisión y coherencia de las estadísticas de los procesos críticos refuerza la credibilidad de las decisiones del Management.
• No debemos olvidar que esta exigencia de calidad del dato puede repercutir en una carga excesiva a los procesos en general y los trabajadores en particular. Esto es, la tarea de recopilar y presentar los datos exige tiempo, dinero y otros recursos.
• La dificultad de recoger datos detallados: la recogida de información estadística detallada puede suponer un reto muy importante, en dos sentidos:
• En lo que se refiere a la elección de metodologías y métodos de cálculo.
• En cuanto al origen de dato y su capacidad para extaerlo.

7. Automatizar, en la medida de lo posible

Esto es: siempre que sea posible, que los datos se cumplimenten automáticamente y no dependan de la voluntad de un humano. Y esto debe ser así por múltiples motivos:

• cumplimentar celdas aporta poco o ningún valor añadido per se
• por muy diligente que sea, el humano se puede equivocar
• las personas están para otras cosas de mayor interés: esto es, interpretar los datos para la correcta toma de decisiones.

Al final del día, debemos de ser capaces de saber de qué lado estamos: ¿eres de los que piensas que un día las maquinas nos dirán lo que tenemos que hacer, o prefieres ser tú el que le digas lo que tienen que hacer?. La decisión está en nuestras manos y sólo se precisan dos cosas: actitud y método. 

8. Establecer Sanity Checks

¿De qué manera aseguras el pedigree de tus datos? ¿Cómo sabes que los datos que vas a usar para tomar tus decisiones son veraces? Se recomienda, por no decir que es absolutamente imprescindible, establecer mecanismos de defensa ante uno de los mayores riesgos: cocinar con datos que no cuenten lo que de verdad está pasando. Ante esto, unas reglas básicas:

• todo proceso (y variables asociadas) que sea medido deberá ir de la mano de un sanity check
• la frecuencia de este subproceso puede variar:
• cada vez que se produzca una actualización del proceso
• periódicamente, aunque no hayamos hecho cambios
• el sanity check debe documentarse: ¿cómo se va a hacer? ¿qué medios técnicos y humanos se necesitan?
• el establecimiento de este subproceso de control se puede hacer forma manual, o automática. Por supuesto, se recomienda la segunda vía, dado que la primera no dejará de ser un control random que en ocasiones es muy limitado en la forma, la sistemática y el tiempo.

9. Dedicar tiempo a pensar, mejorar e ir más allá

Como siempre, todo esto se puede hacer con altas dosis de imaginación y creatividad. Y la inspiración no llega del cielo, sino que es un proceso complejo que tiene sus momentos y requiere tiempo. Para ello,

• La empresa debe reconocer la importancia de este proceso y dar libertad para llevarlo a cabo
• Si no es posible: todos tenemos actividades que liberan la mente: correr, montar en bici, pintar, hacer manualidades, tocar el ukelele o hacer kárate
• Si puedes hacerlo en compañía: estar acompañado de gente que aporta de una manera constructiva, reta y aporta, es todo un lujo que no se debe dejar de lado.

De la creatividad ya hablamos en un post pasado: si lo deseáis, podéis echarle un vistazo aquí.

Para terminar, es también realmente importante, si se puede, poder comparar: esto es, cómo estamos ahora vs cómo estábamos al empezar:

• ¿cuál es mi grado de digitalización? ¿puedo comparar el antes y el ahora?
• ¿qué beneficios he obtenido? ¿qué hemos aprendido? 
• ¿qué nuevas capacidades y ventajas competitivas tenemos ahora?
• ¿he sido capaz de reducir mis actividades de poco valor añadido?
• ¿Cuántos excels usaba antes, y uso ahora?
• ¿Cuánto tiempo tardas en acceder a la información que necesitas?

10. No olvidar a los grandes olvidados en las empresas

Sí, digitalizar mola mucho y queda de maravilla hablar de ella en los foros de innovación en los que nos movemos, pero hay otras consideraciones a tener muy en cuenta en la empresa si no queremos empezar a sentir el vértigo de ver cómo se va dinero por la ventana. Nos estamos refiriendo a:

• La gestión por procesos: de izquierda a derecha, no de arriba - abajo. Recomiendo la siguiente lectura en la que tratamos el tema con detalle. 
• Retener el know - how de la empresa
• Establecer un Departamento de Inteligencia en la empresa, básicamente para.... pensar, tal y como comentábamos en el punto anterior.

En ambos casos, para fortuna de los que han llegado a este extremo del post, y aunque nos cueste reconocerlo, basta con un simple Excel para implementarlo. No dudes en pedírmelos, si quieres hacer uso de ellos. 

Conclusiones

La actividad de digitalización debe servir para poder hacer mejor nuestro trabajo, de cara tanto al cliente interno como al externo. Y esto debe verse reflejado en ahorros de tiempo, mejor trato y servicio y en definitiva, debe ayudarnos a vivir mejor. Además

• No olvidar quién es el cliente interno de toda la actividad: y éste no es el Process Owner, sino que hay que ir más allá. Son los verdaderos usuarios del proceso tus clientes, no el jefe de todos ellos: lo que viene a ser el Customer Centric Model.
• Método: tener clara la sistemática a aplicar y pivotar las veces que haga falta para llegar a buen término. Escribir las conclusiones en un papel.
• La importancia de pensar: con frecuencia tendremos la impresión de que dedicamos mucho a tiempo a discutir los pros y los cons - el 80%- , pero una vez lo tenemos claro y lo dejamos por escrito, la implementación suele ser rápida: el 20%. De nuevo Pareto al rescate.
  
• Evaluar dónde estábamos y donde estamos ahora para poder comprar y aprender de los errores.
• Y, sobre todo, no tener miedo. 

Post elaborado junto con Daniel Santos de Hipoo y José Rio Perandones, de Panel.

Ante el Covidgeddoon del Coronavirus: actividades alternativas a realizar en las empresas

Las épocas de crisis, mejor verlas como una oportunidad. Claro que una cosa es una crisis, y otra una situación excepcional como la que estamos viviendo estos días con el coronavirus. Sin lugar a dudas esta situación puede acarrear cambios en muchos de los paradigmas ahora totalmente establecidos. Hay tantas preguntas por responder, y todo cambia tan rápido, que vivimos en una montaña rusa de emociones.

Un Gobierno que tiene que actuar ya ante el escenario de que se pierda el 80% del tejido empresarial;  unas partes implicadas (autónomos, pymes y empresas) que necesitan medidas urgentes para aguantar la  situación, ... Menos guerras de banderas, golpes de pecho patrioteros, cainismo y proclamas vacías a la unidad y más altura de miras, expertos al volante, moratoria de pagos para pequeñas empresas, autónomos y trabajadores afectados, así como medios efectivos a la sanidad. Vienen tiempos difíciles,  pero seguro que con esfuerzo y talento todo lo vamos a superar.

Además, más nos vale aprovechar el aislamiento para recargar pilas, porque nos va a hacer falta; después de todo esto nos viene una época bastante complicada por las consecuencias económicas que van a implicar. Estamos viviendo un Covidgeddoon en toda regla: o contenemos pronto la situación o esto se nos va de las manos.
 
Sea como fuere, es posible que tres pilares fundamentales de nuestro día a día estén dando un vuelco. Nos referimos a Paradigmas, Liderazgo y Prioridades.

Nuestros Paradigmas

Nuestros Paradigmas: la manera en la que hacemos las cosas en base a un modelo establecido y que tenemos grabado a fuego. Nos estamos refiriendo a:

• La manera de generar dinero que tiene la empresa
• El tele-trabajo: 
• El trabajo en remoto es una buen test de estrés para los trabajadores de una organización, y puede servir de herramienta de detección de ineficiencias. Se pueden generar centralitas virtuales - mucho más económicas que las convencionales-, no precisa de cuotas de mantenimiento y su activación es instantánea.
• El trabajo empodera al trabajador, que se siente si cabe más responsable de su tiempo. Ahorra horas de desplazamiento y evitar consumir recursos naturales. Eso sí, exige una clara definición de los objetivos a alcanzar. 
• Las reuniones se pueden hacer por streaming y se pueden compartir datos. y contenido sin ningún problema. 
• La búsqueda de talento: ¿las empresas son conscientes de que el mayor reto que van a afrontar no es la disminución de ventas por culpa del coronavirus, sino la lucha por el talento en un mercado global con muchos más  competidores adaptados al trabajo remoto?.
• La importancia de IT en todo esto
• Es ahora cuando la creatividad de las personas tiene que salir a pasear, cuando toca reinventarse. Es posible que muchas empresas, sobre todo las empresas zombie, no superen lo que está por venir si esto se alarga en el tiempo. 

¿Cómo liderar telemáticamente?

Quizá sea el mayor reto al que nos enfrentamos los próximos días y semanas. Todos "encerrados" en casa, intentando mantener nuestro ritmo de trabajo de modo virtual, y buscando el contacto telefónico, por videoconferencia o chat con compañeros, colaboradores y clientes. 

Unas prácticas sencillas con ánimo de ayudar: 

1. Saludar: sí, al igual que cuando se entra en la oficina das los buenos días al personal, lo mismo lo puedes hacer en el chat o grupo virtual que todos tendremos creado para la ocasión en el trabajo. Dejar un saludo cuando te unes a la sala, ayuda a levantar el ánimo y a que todos sepan que estás ahí. 
2. Punto de Encuentro: la famosa daily de la metodología ágil cobra más protagonismo que nunca. 10 minutos para preguntar al equipo cómo está, qué necesita, y qué retos tenemos hoy. 
3. Plan, Plan y Plan: vital tener un plan de trabajo bien definido, con objetivos claros. Si ya es importante en el día a día, cuando se trabaja a distancia tiene más importancia si cabe. 
4. Resumen diario y compartido con el equipo. 
5. Si está en tu mano, monta la oficina en casa: con tu pantalla, teclado, ratón de la oficina. 
6. Pon un candado en la nevera, por terminar con humor. 

Nuestras Prioridades

Todo lo que antes era urgente y/o importante, puede que deje de serlo. Así que estamos en la obligación de revisitar nuestra lista y acomodarla a nuestras nuevas circunstancias. Esto no tiene por qué ser del todo malo, incluso puede que descubramos cosas de nosotros mismos que ni sabíamos.

• Realizar vídeos de la empresa para generar visibilidad en el futuro
• Culminar los cursos de formación que estaban pendientes
• Escribir posts para generar tráfico SEO
• Digitalizar procesos, reduciendo el papeleo y ganando la capacidad de generar datos para luego poder analizarlos (no olvidar el famoso proceso:  Dato > Información > Conocimiento > Sabiduría)
• Actualizar formatos

Ahora tenemos 15 días, quizás un mes, para hacer todo aquello que tendemos a posponer. Y es que esta pandemia pone en cuestión nuestra manera de vivir de las últimas décadas: los que no pueden/saben estar en casa, los que necesitan la relevancia/aceptación del día a día en su trabajo, el gimnasio, el grupo de amigos/as. Nos encontramos ante el mayor experimento práctico social del último siglo, y nos recuerda la necesidad de rodearnos de profesionales que tengan:

• Intuición (porque aún no hay datos)
• Datos que les ayuden a aplicar la intuición de lo que va a pasar a corto y largo plazo
• Planificación y ejecución bajo presión.

Lecciones Aprendidas

Durante la crisis de 2008, que surgió en EEUU (hipotecas subprime), el país se recuperó, mientras la UE la sufrió tiempo. Ahora, con la crisis de 2020, surgida en China con el coronavirus de Wuhan, veremos como China se recuperará, mientras que la UE padecerá. 

• ¿Acaso le toca a Europa pagar todos los platos rotos?
• Algunos países ya se están moviendo: ¡ojo a los daneses! E gobierno, los sindicatos y la patronal han acordado evitarla destrucción de empleo durante la cuarentena mediante:
• El Estado cubre 75% del salario de empleos en riesgo y las empresas el 25%
• Los trabajadores pierden 5 días de vacaciones 

Conclusiones

¿Y si es que debemos replantearnos la definición y objetivos de la productividad? Industrias Alegre no despidió a nadie ni en los peores años de la crisis del 2008, y lo hizo en base a recolocar al 100% del personal: pasaron de ser operarios a ser albañiles, de manera que la nueva configuración de la planta la hicieron con sus propias manos. Es un ejemplo de éxito de cambio de paradigmas y prioridades.

Respecto a todo lo demás,

• Disciplina en Asia, descoordinación en Europa, darwinismo en EEUU: sin duda esta crisis nos hará tener más en cuenta a la naturaleza en el futuro.
• Los expertos señalan debemos establecer una rutina, la que sea, y que contenga tanto momentos de concentración como de relax. Lo importante es que Netflix no nos atrape el 100% de nuestro tiempo - ¿o acaso es que vamos a hacer un maratón con Netflix de 15 días?
• La incertidumbre es tan alta que las sensaciones deben ser parecidas a las de un periodo de guerra, en la cual cada día es un folio en blanco en el que todo está por escribir. 
• Esto enseñará a la población a utilizar más y mejor la tecnología.

Referencias

• https://xavierferras.com/2020/03/coronavirus-la-naturaleza-no-negocia/
• https://elpais.com/elpais/2020/03/11/opinion/1583941535_148816.html?ssm=TW_CC

Creatividad en la Ingeniería como motor de innovación y cambio

La Creatividad la tenemos generalmente ubicada y asociada a las artes escénicas o plásticas, no así al sector industrial - hasta hace bien poco.  En realidad, la creatividad como motor del cambio es una de las principales cualidades que deben de desarrollarse desde la infancia. En las sociedades modernas, y principalmente en las anglosajonas, la creatividad es una de las características más buscadas y potenciadas. 

Pero, ¿qué busca la Ingeniería con la Creatividad? Resolver problemas de índole técnico o transaccional aplicando tanto el método científico como otros no convencionales, con el fin de generar nuevos productos, procesos y servicios más eficaces, o mejorar la calidad de vida. Todo ello en base a un pilar fundamental que se desarrolla en la infancia, que es la imaginación. 

¿En qué etapa se desarrolla la creatividad? 

La imaginación, como pilar fundamental de la creatividad, es uno de los grandes tesoros de la infancia. Promover su desarrollo en los niños es esencial para ellos, ya que esta capacidad tan significativa que relacionamos con niños les ayuda a expresarse por sí mismos y desarrollar su pensamiento abstracto, lo cual será primordial a la hora de resolver problemas y de relacionarse mejor con los demás a lo largo de toda su vida.

Recursos que favorecen la creatividad  en la infancia

1. El juego. El juego ayuda a relajarse, no estar condicionado y  aprender disfrutando de lo que se experiencia. Además, genera buen humor.
2. La música: activa el pensamiento lateral, lo que permite combinar diferentes áreas de nuestro cerebro para enriquecer el área más racional con el intuitivo.
3. El dibujo: independientemente de la cultura en la que crezcamos, el nivel económicos y los recursos, .
4. Otros recursos como la expresión corporal, las metáforas, las preguntas reflexivas o provocativas....

Como podemos leer, ninguno de estos recursos requieren grandes presupuesto: es más, tan sólo requiere de tener un poco de.... imaginación.

¿Y cómo se produce el proceso creativo?

Simplificando al máximo, podemos decir que el proceso creativo se puede desarrollar en tres fases:

1. Presentar un problema con claridad.
2. Originar ideas, conceptos o esquemas, nuevas o no convencionales.
3. Una profunda reflexión, que lleva a la persona creadora por caminos nuevos para ella.

Aunque nos cueste creerlo, el proceso creativo es un camino largo a recorrer, con muchos altibajos y momentos críticos, aquellos en los cuales parece que nos encontremos en un callejón sin salida. Es por ello que la resiliencia es una de las características que deben desarrollar los creativos. Además, cada persona crea de un modo diferente, y esto hay que respetarlo. Por otro lado, también requiere la paciencia de los que rodean al creador. 

Durante el proceso creativo se identifican dificultades, se buscan soluciones, se hacen especulaciones o formulan hipótesis, que más tarde se prueban y modifican. Es entonces cuando se deben comunicar los resultados.

¿Qué importancia tiene educar en creatividad en la Ingeniería?

Para la ingeniería, educar en creatividad supone:

• Formar personas originales y flexibles
• Personas con visión de futuro e iniciativa
• Amantes de los riesgos
• Dispuestas a afrontar los obstáculos y problemas que se les presentan tanto en la vida laboral como personal
• ganar la capacidad de facilidad en la resolución de problemas

¿Con qué problemas se encuentran los creativos?

Ser creativo no es nada fácil en un mundo rodeado de normas, tanto escritas como no. El equipo y la dirección debe tener no sólo esto en cuenta, sino que el proceso de creación en sí es sinuoso, duro y solitario. A más a más, tiene el gran hándicap de que no produce retorno: esto es, poca gente puede vivir de ello. 

Los creativos, lo tengan interiorizado o no, se consideran artistas, ¿y cuántos artistas conocemos que vivan de su arte?. Podremos contarlos con los dedos de las manos. 

Conclusiones

Si eres creativo como ingeniero,

• tendrás más competitividad en el mercado laboral
• tendrás más capacidades para afrontar nuevos retos dentro de cualquier sector
• ser creativo es ideal tanto en la época de estudios como en la de investigación
• otorga a los proyectos valor añadido en todas y cada una de sus fases
• da capacidad para prever, calificar y cuantificar el tiempo invertido en la generación de nuevas ideas, métodos y procesos aplicados a la industria
• permite el crecimiento, el desarrollo humano y el progreso social