La teoría del 5% para convertir tus días en excepcionales

Nos despertamos. Trabajamos. Cerramos temas hasta la cena. Nos acostamos. Nos despertamos. Trabajamos. Cerramos temas hasta la cena. Nos acostamos. Uno y otro día. Como robots. Bucle total non stop. La rutina nos aprisiona y envuelve, machacándonos mentalmente y convirtiéndonos en seres sosos y aburridos. 

La teoría del 5%, que puede ser del 3 o del 7, eso da igual pues lo importante no es el número sino lo que representa, versa sobre la importancia de ir a la caza y encontrar los "momentos" frente al día a día monótono y aburrido, aquellos que hacen que sea excepcional e inolvidable. Esos momentazos en ocasiones hay que buscarlos, otras veces provocarlos, pueden ser oportunidades que de repente se presentan y no debemos dejarlas escapar. Sea como fuere, debemos tener la capacidad de identificarlos, ser partícipes y formar parte de ellos, disfrutarlos para luego dejarles marchar tal y como vinieron, o no. 

Ese 5%, que no tiene unidades de tiempo ni es contable, nos puede impulsar por la mañana cuando nos levantamos, debemos disfrutarlo sin pensar lo efímero que puede llegar a ser, y nos debe dar la potencia y la sonrisa para el resto del día. Será la gasolina, la energía extra para brillar en las reuniones, hacer mejor nuestro trabajo, disfrutar de quien nos rodea  y llegar a casa a tope.

Cómo encontrarlos

Lo mejor es no dejar nada al azar, hacer de sabuesos como el perro de Kloeckner, mostrar una actitud proactiva , estar atentos a la oportunidad todo el día, tener una actitud curiosa e ir más allá, no quedarnos en lo superficial. Y estirar el hilo interior que atraviesa nuestro cuerpo para que nuestro lenguaje no verbal no nos destruya el momento. 

Ejemplos del 5%

El contenido de este 5% no suele estar relacionado con el trabajo aunque puede ocurrir en él con frecuencia, dado que es donde más tiempo estamos. Ejemplos de estos momentazos los hay y de todo tipo. Algunos de ellos pueden ser:

• Lo más trivial del mundo, como tomar café con tus amigos en la oficina
• Ayudar o escuchar al prójimo, sobre todo cuando lo están pasando mal
• Rumores (95% serán falsos o inexactos) - algo muy extendido en nuestra cultura
• La cara que ponen tus amigos cuando cuentas una anécdota divertida
• Un verso suelto o un comentario polémico o provocador 
• ¡Quien sabe!, una mirada furtiva, un susurro o un contacto inesperado

Incluso el ámbito laboral tiene sus picos guays:

• Una felicitación, una carta de reconocimiento
• Hacer un curso sobre una temática novedosa o un tema que te lleva machacando hace tiempo y no hay manera de cerrar
• Un buen consejo
• Encontrarte con un antiguo compañero, del que guardas un buen recuerdo

Es decir, nada extraordinario, y sin embargo se trata de ponerlo en valor.

Riesgos de esta teoría:

• La concentración de eventos 5%: provoca exceso de dopamina, ergo no se puede ni dormir de la excitación acumulada
• La frustración: pensar que vamos a encontrar ese 5% todos los días
• La adicción, cuando recompensas pasadas provocan la búsqueda intensiva de estas experiencias, en cualquier lugar y entorno.

En definitiva, se trata de ver la vida desde un punto de vista optimista allá donde nos encontremos e independientemente de lo que estemos haciendo, porque si no somos capaces de hacerlo en nuestro entorno, tampoco seremos capaces de hacerlo en ningún destino exótico.

Carpe Diem, pues.

La teoría del sobre, o cómo explicar dónde se encuentra tu vida laboral

La teoría del sobre versa sobre la evolución de nuestro trabajo, nuestros roles y responsabilidades, y las situaciones que enfrentamos a lo largo de nuestra vida laboral. Me la comentaron hace años y me llamó poderosamente la atención, pues de una manera gráfica explica dónde nos encontramos en nuestra carrera, y a asimilar ciertas situaciones.  También ayuda a entender cómo nos vemos y cómo nos ven, y qué se espera de nosotros conforme vamos progresando en la pirámide o sencillamente haciendo movimientos laterales. También revela la importancia de las relaciones, y cuánto de animal social somos.

Si observamos el reverso de un sobre, veremos que está dividido en 4 áreas. La parte superior es donde se solía colocar el remitente, quedando el resto de áreas en principio limpias, a no ser que el remitente fuera especialmente largo en cuyo caso se escribiría también sobre ellas, siempre de arriba abajo y de izquierda a derecha. La teoría del sobre se explica de abajo – arriba y oscila a izquierda o derecha en función de las circunstancias, y es válida a no ser que seas hijo de papá o un enchufado.

Etapa 1

Iniciando el símil, Etapa Uno, corresponde al momento en el cual empezamos a trabajar: llegamos al mercado desde la Universidad con muchos conocimientos teóricos pero poca o nula experiencia. Es por ello que nos suelen asignar trabajos más o menos repetitivos, concretos y con poca responsabilidad. En ocasiones es un trabajo por debajo de nuestra capacitación, pero como dicen los ingleses, it is what it is. Todo ello se traduce, en cierta manera, en un sueldo similarmente mediocre, pero eso sí, de ilusión solemos ir sobrados en esta etapa de nuestras vidas. Trasladando al sobre esta etapa: empezamos desde abajo. Esta solapa es ancha, muy ancha, asociado a la cantidad de trabajo pseudo-científico y quasi-administrativo que podemos llegar a tener. Trazando una línea más o menos recta alcanzamos las solapas de la izquierda y derecha, que tienen una base y superficie bastante exigua, indicativo de que no somos lo suficientemente relevantes ni para asistir a reuniones ni para dirigir equipos.

Etapa 2

Conforme pasan los años vamos ganando experiencia, nos sentimos más cómodos en nuestra actividad, establecemos relaciones con nuestros compañeros, y quizás nuestros superiores ven en nosotros cierto potencial. Es entonces cuando la Etapa Dos va desperezándose en nuestras vidas: nos dan más responsabilidad y de una manera natural, ascendemos en el sobre. Es entonces cuando empezamos a participar en reuniones – o liderarlas, y tenemos personal bajo nuestra responsabilidad (normalmente para supervisar tareas que por las que ya hemos pasado nosotros), o somos administradores de ciertos procesos. Lógicamente, o no, el salario debe ir in crescendo. Quizás tengamos menos carga “física” de trabajo, pero sí más mental, acorde al peso de las responsabilidades – sin lugar a dudas.

¡Ojo! Éste proceso que estamos contando rara vez es lineal, sino más bien sinuoso y no con cierta dosis de tortura que te van infringiendo desde la empresa. Cada uno hará su camino, con pasos adelante y pasos atrás, como no puede ser de otra manera.

Y así pasarán los años, con altibajos, travesías del desierto y, en ocasiones, vergeles y oasis que disfrutaremos de manera especial. Y quedarán recuerdos y muescas en la culata del revólver. Lo que viene a ser ganar experiencia, vamos, y que es lo que nos eleva, al fin y al cabo. El cómo hemos sido modelados, más allá del cómo hemos nacido.

Etapa 3

Entonces, de una manera natural y casi si buscarlo ni quererlo (o sí), nos recomiendan, aparecemos en foros de distinta relevancia, donde somos invitados, donde lo que haremos será básicamente escuchar y crecer nuestra red de contactos, hasta que un día de repente es a ti al que invitan a presentar: al parecer hay gente que tiene interés en que compartas tu opinión, tu visión, de un determinado tema. Acaba de empezar la Etapa Tres de la Teoría del Sobre.

Es entonces cuando empezamos a navegar por la solapa superior del sobre. En esta etapa muchas personas pintan ya canas. Puedes entrar y salir de la solapa en función de muchas circunstancias, y ¡atención!, no debemos olvidar que del mismo modo que existen muchos tipos de sobre, también existen muchos tipos de carreras laborales, muchas formas de evolucionar y muchos caminos para crecer laboralmente. Algunas se estancan, otras hacen piruetas, tirabuzones, o se quedan estancadas en la parte baja del sobre, escoradas a izquierda o derecha. Otras carreras que se preveían brillantes se pueden ver truncadas por sucesos ajenos, o por el contrario dan saltos hacia arriba que nunca nadie pudo imaginar.

Consideraciones y Conclusiones

Tres notas a considerar:

• Lo aquí relatado no deja de ser una simplificación de la realidad, pero nos puede ayudar a entender el funcionamiento de las organizaciones, o por qué estamos donde estamos.
• Por desgracia, la desconexión que suele existir entre nuestras responsabilidades y el salario que nos pagan por ello.
• Esta teoría no deja de ser una hipérbole: nada mejor que exagerar un poco la realidad para reírnos de nosotros mismos.

Sea cual sea tu camino en el sobre, lo más importante es ser honesto, dar lo mejor de sí mismo y ayudar a los que te rodean. Así al menos vivirás en un sobre feliz.

¡Se trata de delegar, claro! : la delegación de responsabilidades como oportunidad para las personas y las organizaciones

Según la Real Academia de la Lengua Española, la Delegación es una transferencia de tareas, funciones, atribuciones y autoridad, que se realiza entre una persona que ocupa un cargo superior, a un inferior jerárquico para que opere en un campo limitado y acotado, normalmente con un objetivo específico.

El proceso de delegación es uno de los capítulos con más aristas en el desarrollo de una organización, así como para las partes que participan en el proceso:

• Delegar bien proporciona oportunidades de crecimiento a las organizaciones y las personas, permite ver el negocio desde otro punto de vista y centrarse en buscar otras oportunidades.
• Por el contrario, delegar mal puede dar lugar a un proceso de difícil digestión y quizás de no retorno, como veremos más tarde.

Es por ello que es importante realizar un proceso de delegación de una manera ordenada y transparente, eligiendo bien a las partes implicadas, dando poder y responsabilidad real, y dejando una puerta abierta a poder volver a la situación anterior.

Sea cual sea la motivación, delegar es una tarea que tarde o temprano hay que enfrentarse si queremos crecer, tanto como organización, como profesionales.

Beneficios de delegar

Debe plantearse el ejercicio de la delegación como una manera de buscar activos con potencial entre el equipo. Una vez encontrado, debe hacerse efectivo: empoderarle ante terceros y hacerle sentir responsable de todas y cada una de las áreas que se vean afectadas. Esto permite a las personas que delegan preocuparse en lugar de ocuparse del trabajo que hacían anteriormente, gestionar mejor el tiempo y poder empezar a aspirar a otros objetivos y metas, mejorando en paralelo las habilidades de liderazgo.

Otra de las bondades de delegar es la capacidad de aprendizaje y motivación a quien se delegan funciones, pudiéndose extraer lo mejor de él como profesional. En particular, la iniciativa, la responsabilidad y la ampliación y asentamiento de los conocimientos teóricos y prácticos. En definitiva, es una forma encubierta de formación.

Delegar también debe implicar, por parte de la empresa, algún tipo de concierto o mejora económica o de algún tipo.  La empresa debe tomar la iniciativa en este sentido y hacer algún tipo de propuesta a medio plazo, una vez se haya consolidado la persona y la organización.

Buscando un símil en el mundo de la construcción, delegar nos permite sentar las bases para crecer a posteriori, pues nos permite subir peldaños siempre y cuando los cimientos en los cuales basamos ese crecimiento estén bien asentados. Es por ello que se dice que el delegador es el otro gran beneficiado.

Por qué no se delega

Pero… ¿por qué no se delega? Pueden existir razones organizativas, de cultura de empresa, o incluso personales. Aquí un listado no exhaustivo:

• Considerar que nadie puede hacerlo mejor: considerar que se es imprescindible es uno de los principales factores. Alineado con este punto, los hay que piensan que sólo hay una manera de hacer las cosas bien, y es la propia.
• Por no fiarse: muy alineado con el punto anterior, además de que puede tener connotaciones relacionadas con la honestidad del trabajo que se ha estado realizando hasta entonces.
• Consume mucho tiempo y esfuerzo: ciertamente a corto plazo hay que dedicar un tiempo específico, que puede ser desde unas horas a semanas o meses. Es por ello que el coste de oportunidad debe valer la pena para el delegador.
• Por evitar compartir conocimiento: delegar implica un ejercicio de transparencia, y en ocasiones esto resulta incómodo. Si bien cada vez es menos común, pueden existir ciertos procesos o formas de hace las cosas que colocan a ciertos individuos en posición de fuerza ante terceros. Es por ello también que las empresas deben cuidar en ser capaces de retener el conocimiento in-house, en lugar de que quede retenido en los trabajadores.
• Por ser el creador: algunas personas han creado una criatura desde cero y se ha convertido en su modus vivendi: es su baby, y se encuentran en cierta manera atrapado en él. Es un sentimiento similar a que puede sentir una madre por su hijo.
• Por hábito: así es como se ha hecho hasta ahora y nadie se ha planteado cambiarlo. Esta afirmación revela un poco de acomodamiento y pasividad, así que debe evitarse, en cierta manera.
• Porque hay cosas que esconder: casos en los que el delegador hace un uso fraudulento de su puesto de trabajo, para beneficio propio. Lógicamente en estos casos, el último interés de éste es el de delegar. Aquí entra de nuevo en  la ecuación la honestidad de las personas.

Cómo proceder a la hora de delegar

¿Por dónde empezar? Una vez quien delega está plenamente convencido, debe enfrentarse al reto de elegir a la persona adecuada, caso de que no la elijan por él / ella, y establecer un plan de trabajo limitado en el tiempo entre las dos partes, indicando el alcance de las actividades a delegar y definiendo la forma en que se va a producir el proceso. Hecho esto, queda la parte más complicada, que es la de monitorizar al delegado. Para ello, los siguientes puntos son un must:

• Establecer objetivos claros y cuantificables: fundamental e irrenunciable. Permite establecer claramente el marco de trabajo y las prioridades, no dejando desorientarse a la persona ahora responsable.
• Establecer una sistemática de seguimiento: plantear reuniones periódicas sobre los objetivos arriba fijados.
• Dar guía y consejo sin interferir y en interno, cara a cara pero alejado de los ojos de terceros.
• Dejar equivocarse, pues permite aprender y entender el por qué de las cosas.
• Explicitar públicamente la confianza, con objeto de hacerlo visible a todas las partes de interés. Esto proporcionará a su vez confianza a la persona a quien se delga.
• La delegación trae consigo autoridad, empoderamiento y responsabilidad de todas y cada una de las áreas del negocio: ambas partes deben reconocer este punto.
• Desaparecer del escenario: si se delega, se hace con todas las consecuencias, para lo bueno y para lo malo. Es por ello que la persona que finalmente delega debe haberlo interiorizado y esforzarse por no inmiscuirse en las actividades de la persona ahora responsable de las actividades.

Sugerencias para la persona que delega

Es, con toda probabilidad, el rol más amargo de los que se exponen en el artículo. Debe mostrar voluntad firme e inquebrantable de querer llevar a cabo la delegación, junto con lo que comentamos a continuación:

• Es importante interiorizar que otros no lo harán de la misma manera que uno mismo, probablemente no tan perfectamente, pero que el resultado final puede ser el mismo.
• Aplicar la regla del 80-20: esto es, aceptar un porcentaje de culminación de proyecto de un 80% con respecto a cómo uno mismo lo habría hecho es  más que suficiente.
• Evitar el micromanagement, porque quema a las dos partes: la que delega y la delegada, arruinando la productividad de todo lo demás.
• Reconocer públicamente los objetivos alcanzados: muy importante para afianzar la confianza de la persona ahora encargada.

Por otro lado, actitudes negativas que pueden llevar al fracaso el proceso de delegación son las siguientes: 

• Estar siempre encima del subordinado e indicarle cómo deben hacerse los trabajos: éste debe respirar y llevar a cabo las actividades a su manera, con su metodología y enfoque – por supuesto consejos deben ser bienvenidos. En este sentido, una labor de coaching es la más acertada.
• Criticar el trabajo del subordinado, sobre todo en ante terceros: provoca frustración al que quiere tomar el mando, aparte de que resta autoridad. Por otra parte, los terceros no consideraran al recién llegado el interlocutor adecuado hasta que desde arriba no se le respalde públicamente.
• Finalizar uno mismo las tareas delegadas: de nuevo el mensaje trasmitido es de falta total de confianza. En todo caso, y en cualquier escenario, la persona responsable es la que tiene que finalizar las tareas.

Consecuencias de no delegar

¿Y cuáles son las consecuencias de no delegar? Pues básicamente tres son las consecuencias:

• Falta de desarrollo profesional de las personas, y por tanto frustración. En ocasiones se da el caso que no delegar provoca que grandes compañeros, trabajadores, fichajes que parecían prometedores, abandonen el proyecto, pues no se sienten realizados o sienten que hay un techo de cristal que es insuperable.
• Estancamiento de la empresa: la empresa alcanzará una masa crítica determinada que será incapaz de superar. Las personas pueden duplicarse, triplicarse,…  quintuplicarse, pero llega un momento en que no son capaces de dar más de sí.
• Como consecuencia de los dos puntos anteriores, se pierden oportunidades, o que los temas no se llevan con el nivel de precisión exigido.

Conclusiones

Como corolario: el proceso de delegación debe ser fruto de un camino de responsabilidad trufado de las siguientes ideas:

• Pensar más en el bien general que en el particular
• Sentarse fríamente y contemplar de una manera holística de qué manera se pueden iniciar mejor los procesos de delegación.

Finalmente, y a modo de despedida, dejamos un artículo muy interesante relacionado con cómo Mango afrontó el proceso de delegación del padre al hijo:

https://www.elmundo.es/loc/2016/10/22/580a001ee5fdea4d708b4631.html

Publicado el 23-nov-2018. Actualizado el 20-marzo-2020, en plena crisis del Coronavirus.