Dashboard de negocios: susto o muerte, pero necesarios

Surgidos en los años 70, un Dashboard de Negocios o Tablero de Métricas de Negocio es un tipo de interfaz gráfica de usuario que proporciona vistazos de los KPIs (Key Performance Indicators) o características relevantes para un proceso del negocio, producto o personas.

Una de las principales características de los Dashboards es que son on-line - se presentan en una página web - que  están vinculados a una o varias base de datos, de manera que permite que las métricas que estamos monitorizando se actualicen en tiempo real. Por ejemplo,

• Un panel de fabricación puede mostrar números relacionados con la productividad, como el número de piezas fabricadas o el número de inspecciones de calidad fallidas por hora. 
• Del mismo modo, un panel de recursos humanos puede mostrar números relacionados con la contratación, retención y composición del personal, por ejemplo, número de puestos vacantes, o días promedio o costo por reclutamiento.

Los dashboards deben ser capaz de darnos los siguientes súper poderes:

• Mirar con Vista de Halcón: el tablero nos debe permitir poder ver el negocio desde arriba y sin vértigo. Pero hay que verlo todo a un click de distancia.
• Caminar con Paso de Buey: relacionado con la calma y la prudencia en nuestro proceder. Al igual que el buey, de caminar parsimonioso, en la vida y los negocios conviene que vayamos con tiento y reflexión, sin precipitaciones ni improvisaciones.
• Morder con Colmillo de Lobo: que sepan que lo tienes, para (nunca) usarlo.
• Y de vez en cuando, parecer bobo: esto es, dejar hablar a los demás. 

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Cómo funcionan los Dashboards de Negocio

Los paneles digitales permiten a los diferentes niveles de la organización monitorizar los parámetros relevantes de cada unidad, desde el punto de vista de proceso y de producto. Para ello necesitan la colaboración sine qua non de IT. Su estrategia se basa en medir exactamente las Xs relevantes, esto es, los parámetros más relevantes y que más influyen para más tarde calcular los KPIs de mi negocio. De esta manera,  se proporciona una visualización instantánea, al 100% y en tiempo real, del rendimiento de mi parámetro clave.

Las características principales de un buen Dashboard son:

• Ser simple y comunicar fácilmente
• Sin distracciones, pues causan confusión
• Apoyar el negocio con datos con significado y útiles
• Aplicar la percepción visual humana: esto es, una presentación amable y auto explicativa de la información.
• Que sea fácilmente accesible por la audiencia prevista

Por otro lado, para llegar a un buen dashboard se requiere:

• Identificar al Owner y preguntarle qué es lo que necesita:  ¡los KPI han de ser útiles al nivel que se propongan!
• Un negocio bien organizado, lo cual pide, a gritos pero de una manera natural, una gestión por procesos potente, que tenga identificados sus KPIs relevantes, cómo calcularlos, y cómo deben ser pintados (preferiblemente serán trend charts, luego explicaremos el por qué)
• Mucha disciplina por parte de los trabajadores, cuando haya que hacer inserción manual de datos
• Un proceso de automatización: en la medida de lo posible, que los datos se obtengan de manera automática y con el mayor grado de detalle posible: 
• Fecha y momento de captura del dato, al nivel de detalle que proceda
• Con los decimales que proceda
• Con la frecuencia que proceda
• Un equipo, de, al menos, 3 personas:
• El Process Owner: propietario del proceso, que debe cumplir tres características principales: 
• Ser profundo conocedor del proceso
• Tener responsabilidad sobre los resultados del proceso
• Estar empoderado para poder realizar cambios en el proceso, si es necesario
• Un experto en IT, conocedor de la arquitectura de base de datos de la empresa
• Un experto en Procesos, para ser capaz de hacer las preguntas adecuadas a los dos anteriores y extraer el jugo en cada una de las actividades que hay que realizar en el proceso
• Entender perfectamente la arquitectura de bases de datos de la empresa:
• Qué tipo de tablas de datos tenemos (¿relacionales o no relacionales?, por ejemplo)
• Dónde se almacenan los datos: ¿en qué tablas? ¿qué campos contienen estas tablas?
• ¿Cómo se comunican las bases de datos?
• Los KPIs relevantes de la organización, cómo se calculan, dónde se almacenan y cómo queremos que se muestren en el dashboard
• Cuáles son los Xs, esto es,los valores de las características críticas y significativas, de los KPIs que queremos calcular. Y también: dónde se almacenan
• Formación del personal para la elaboración de los paneles
• Finalizar de nuevo con el owner y preguntarle si el panel le es de utilidad

Un Dashboard requiere un proceso de evangelización dentro de la empresa, en la cual todo gira alrededor del dato, su origen y su veracidad. Sea como fuere, es importante generar una cultura basada en el dato.

Dashboard de Salesforce

Tipos de Dashboards

Tres tipos principales de tablero digital dominan el mercado hoy en día:

• Aplicaciones de software independientes
• Aplicaciones basadas en navegador web (tipo Salesforce)
• Aplicaciones de escritorio también conocidas como widgets de escritorio, impulsados ​​por un motor de widgets

Existen dashboards especializados que pueden monitorizar todas las funciones corporativas, desde Recursos Humanos a Ventas, pasando por Operaciones, Seguridad, Project Management, Calidad, etc. En el caso de pequeñas organizaciones o start ups, el foco se puede poner en aquellas métricas más relevantes par estas. 

Beneficios de los Dashboards

Los beneficios del uso de paneles digitales incluyen:

• Mejorar la experiencia del Cliente
• Democratizar el dato y la información: cada nivel de la empresa, con su nivel de información, y un super usuario con una visión global
• Presentación visual de las variables críticas del negocio
• Capacidad para identificar y corregir tendencias negativas
• Medir eficiencias
• Capacidad para generar informes detallados que muestren nuevas tendencias.
• Capacidad para tomar decisiones más informadas basadas en la inteligencia empresarial recopilada
• Alinear estrategias y objetivos organizacionales
• Ahorrar tiempo, en comparación con la ejecución de múltiples informes
• Obtener visibilidad total de todos los sistemas al instante
• Identificación rápida de datos atípicos y correlaciones

Un Dashboard muestra datos, y si lo trabajamos mostrará también información. Pero la generación de conocimiento y sabiduría a partir de esos datos dependerá de las personas que estén al mando y del equipo, por supuesto. Y una de las principales cualidades que tendrán que tener estas personas, serán las de Solucionar Problemas (en el argot, Problem Solving). 

Dashboard de Tableau

Limitaciones de los Dashboards

A no ser que se configuren convenientemente, los Dashboards pueden generar mucha frustración, sobre todo cuando se levantan faltas expectativas: un dashboard no soluciona un problema, pero sí te puede ayudar a identificarlo y resolverlo. La necesidad de personal con capacidades para programar para alcanzar cierto nivel de complejidad da lugar a cuellos de botella y, en definitiva, retrasos en las entregas y expectativas no cumplidas. Algunas de las limitaciones para personas sin habilidades de escribir código pueden ser:

• Superponer KPIs en un mismo panel: ¡se puede hacer, pero hay que saber hacerlo!
• Escribir fórmulas
• Poner límites, establecer alertas, pintar tendencias, correlaciones, predicciones
• Priorizar diagramas de tendencia frente a diagramas de tarta
• En bastantes ocasiones, tendrás que acabar muriendo en Excel que pintan la información de una manera más detallada, sobre todo con ayuda de tablas dinámicas.

Al final del día, si tenemos nivel usuario de ofimática, no podremos exprimir el software: esto no debemos olvidarlo, más bien tenerlo siempre en cuenta. Tendremos que recurrir entonces a consultores, expertos en CRM, o formación que ofrecen las mismas empresas de Software.

Dashboard de Qlik

Cómo debe ser un dashboard ideal

Hoy en día existen herramientas de Software (SalesForce, Tableau, Qlik, Zeus, PowerBI) que permiten crear paneles fantásticos, personalizados y robustos para los diferentes departamentos de la empresa y a los diferentes niveles. Con ellos te puedes ahorrar valiosas horas al tomar decisiones de negocio importantes casi al instante, dado que se pueden supervisar estadísticas importantes en los paneles auto configurados ad-hoc .

El dashboard ideal deberá ser capaz de:

• Convertir datos en información, para más tarde generar conocimiento.

• Unificar herramientas. Esto es, 
• Integrar distintas fuentes de datos en un único panel 
• Cruzar datos para tener una visión completa de la información
• Permitirnos tomar el mando: 
• Cuadros de mandos en tiempo real
• Paneles que permiten controlar los datos más importantes de la empresa en una única pantalla
• Ayudar a tomar decisiones
• Que la información esté donde queramos: 
• Todas las estadísticas en el bolsillo
• Compatible con todos los datos y sistemas de la empresa

Post elaborado en colaboración con: Daniel Santos, Operations Manager de Hipoo.

Referencias

• Paradigma Digital